Skriftlig samarbejds- eller partnerskabsaftale

Det kan være en rigtig god idé at lave en eller anden form for skriftlig aftale, hvis samarbejdet bliver mere omfattende end bare dialog, videnudveksling og gensidige henvisninger mellem forening og kommune. En skriftlig aftale kan være med til at klarlægge en lang række formelle forhold eksempelvis formål, roller, økonomi osv. Den skriftlige aftale kan være en sikkerhed for begge parter og sikre, at tingene ikke falder helt fra hinanden, hvis nogen rejser, får nyt arbejde eller bliver syge. En god aftale er afgørende for det videre samarbejde. Fra et tidligere projekt om partnerskaber ved vi, at følgende forhold er vigtige omkring indgåelsen af skriftlige aftaler mellem foreninger og kommuner:

• Brug tid på udformningen af aftalen – tag i vidst muligt omfang højde for evt. uenigheder og uklarheder på forhånd. Det kan eksempelvis være i form af en klar rolle- og opgavefordeling, afklaring af økonomien i projektet og en beskrivelse af, hvordan samarbejdet opløses.
• En skriftlig aftale forpligter på en anden måde end andre aftaler. Brug dette positivt til at skabe et godt samarbejdsgrundlag, men pas også på med ikke at love mere, end I kan holde.
• Inddrag ledelsesniveauer både i foreningen og i kommunen. Sørg for at få aftalen drøftet og godkendt i foreningens bestyrelse og blandt kommunens ledere (det kan både være den politiske og administrative ledelse). Det giver et projekt mere gennemslagskraft og længere levetid, når også en rådmand, udvalgsformand eller direktør står bag.
• En skriftlig aftale kan skabe større synlighed blandt borgere, lokalmedier, andre foreninger, politikere end mere uformelle samarbejdsaftaler .

Der findes forskellige eksempler på aftaler mellem foreninger og kommuner. Følgende temaer eller elementer er gennemgående i flere aftaler og kan bruges som skabelon for skriftlige aftaler:

• Aftalens parter – hvem indgår aftalen. Herunder også hvilket omfang i kommunen. Er det eksempelvis et plejehjem eller alle?
• Formål med opgaven. Hvad er opgaven?
• Målgruppe. Hvem er målet for opgaven? En særlig gruppe i en institution, borgere i et geografisk område eller personer med en særlig sygdom?
• Organisering af arbejdet – hvor skal opgaven løses? Hvem leder det? Hvordan skal koordinering ske? Er der en styregruppe?
• Rollefordeling mellem forening og kommune i projektet. Herunder også rolle- og arbejdsfordelingen mellem frivillige og kommunalt ansatte. Hvem gør hvad og hvor går grænsen?
• Foreningens og kommunens kompetencer på området. Det kan være noget om, hvem der har ansvar for uddannelse af frivillige, hvad en evt. koordinator i foreningen gør, hvad de frivillige kan osv.
• Faste dialogmøder mellem parterne
• Mål for indsatsen/succeskriterier.
• Økonomiske forhold – hvem betaler hvad?
• Erfaringsopsamling og evaluering – hvordan skal det foregå?
• Aftaler om ophævelse af samarbejde: enten en fast løbetid eller en evaluering efter f.eks. et år.

Indhold - forgående side - næste side