6.3 Formalisering af samarbejdet

Når to parter har fundet hinanden og gerne vil skabe noget nyt sammen, skal der laves aftaler for det konkrete samarbejde. Nogle gange kan det være en uformel aftale om dialog, videndeling og gensidig henvisning. Andre gange kan ønsket om samarbejde være mere omfattende, og her kan en form for samarbejdsaftale være hensigtsmæssig. Endelig kan det overvejes at indgå forskellige former for partnerskaber.

Samarbejdsaftaler med frivillige foreninger kan ikke udformes helt som andre partnerskabs- eller samarbejdsaftaler. Man kan således ikke umiddelbart overføre samme skabelon, som bruges til aftaler med private serviceudbydere eller selvejende institutioner. Frivillige foreninger kan ikke på samme måde som disse forpligte sig på serviceydelser, målbare faktorer og output. I udformningen af en samarbejdsaftale med en forening skal man være opmærksom på, at aftalen skal være fleksibel nok til at kunne rumme foreningen og de frivillige. Derudover skal det også overvejes, hvad der ”blot” er mundtlige aftaler, og hvad der kræver, at der bliver lavet en skriftlig aftale.

Det er afgørende, at man i processen med at udforme samarbejds- eller partnerskabsaftaler sørger for at fastholde foreningernes ejerskab i forhold til projektet. Det kan være en god idé at lade foreningerne og de frivillige være idéudviklere – selvfølgelig i samarbejde med kommunalt ansatte, men med foreningerne som initiativtagere. Det frivillige arbejde lever af lyst og interesse. Det kan bedst blomstre og gro, når motivationen blandt de frivillige er til stede. At være initiativtager selv betyder, at interessen, lysten og motivationen kan få lov til at trives blandt de frivillige (og evt. foreningsansatte) der skal lave aktiviteten i praksis. Igen er der dog tale om en balancegang, da erfaringer også viser, at mange frivillige ikke er interesserede i en masse forarbejde, planlægning og mødeaktivitet. De vil hellere ud og i gang med den aktivitet, det handler om. Derfor er det vigtigt at afstemme forventninger og finde ud af, hvor foreningen og de frivillige står. Mange foreninger har frivillige, der gerne vil være ”projektledere” og andre der hellere vil være aktive i nogle særlige aktiviteter eller arrangementer.

I dialogen omkring samarbejde er der ikke kun brug for de overordnede rammer fastlagt i frivilligpolitikken. Det er overordentligt vigtigt, at grænserne for arbejds- og rollefordeling skal diskuteres og aftales i forhold til det konkrete samarbejde. Her bliver debatten om afgrænsningen mellem frivillige og ansatte relevant. Selv om det selvfølgelig kommer an på omfanget og karakteren af samarbejdet, er der flere spørgsmål, der skal afklares. Følgende spørgsmål bør drøftes ved indgåelsen af en aftale:

• Hvem er parterne i aftalen og hvem er kontaktpersonerne?
• Hvad går samarbejdet ud på?
• Hvilken type af samarbejde er der tale om og hvor stort er omfanget?
• Hvem er målgruppen?
• Hvem skal gøre hvad i samarbejdet? Hvor skal grænsen gå mellem frivillige og kommunalt ansattes arbejde?
• Hvem har hvilket ansvar og hvilken rolle?
• Hvordan håndteres eksempelvis tavshedspligt, myndighedsansvar, personfølsomme oplysninger og andet i samarbejdet? (se evt. kapitlet om Jura og samarbejde)
• Hvornår starter samarbejdet og hvornår slutter det?
• Hvilke møder, kontakt og videndeling skal der være løbende i forbindelse med samarbejdet?
• Hvilke aftaler er der for at stoppe samarbejdet?

Nogle vil måske påpege, at det kan være svært at få afklaring på ovenstående punkter, når et samarbejde kommer på tale. Måske er man ikke selv afklaret på det arbejde, man laver og hvor man ønsker at trække grænserne for arbejdet i en forening eller i en kommunal institution. Servicestyrelsen arbejdede i 2004-2006 med ODA-projektet (Organisering af Dag- og Aflasningsindsatsen for borgere med demens og deres pårørende). Her var det målet at skabe mere samarbejde mellem frivillige foreninger og kommuner på demensområdet. I materialet fra projektet lægges op til, at både kommunale institutioner og foreninger forsøger at afklare deres målgruppe, organisering, arbejde og værdier, inden et samarbejde iværksættes. På den måde skabes et bedre grundlag for et konkret samarbejde. Man kan hente redskaberne til en sådan afklaring på ODA-projektets hjemmeside.

Ved indgåelse af et samarbejde er det vigtigt, at arbejds- og rollefordelingen mellem ansatte og frivillige ikke kun diskuteres af ledere og repræsentanter fra foreningen. For at få et velfungerede samarbejde op at stå er det afgørende, at indholdet i aftalerne kommunikeres ud til de frivillige og kommunale medarbejdere, der skal lave samarbejdet i praksis. Alle erfaringer viser, at der kan opstå store forhindringer, hvis ikke der er klarhed over, hvem der gør hvad og hvis ledelsen ikke forstår at kommunikere dette ud. Som vi beskriver i næste kapitel, kan mange – både frivillige og kommunalt ansatte – være skeptiske over for samarbejde og det er derfor afgørende, at ledelsen både i foreningen og kommunen viser vejen for samarbejdet.

Som nævnt i indledningen findes der ikke præcise svar på, hvordan grænsedragningen mellem frivillige foreninger og kommuner bør være. Dette er i høj grad til forhandling og til debat i disse år. Det er dog overordentligt vigtigt, at dette klargøres ved indgangen til alle nye projekter og aftaler. Når det kommer til arbejds- og rollefordelingen i en samarbejdsaftale, vil den klassiske deling være, at frivillige bidrager med en eller anden form for aktivitet eller tilbud til målgruppen, som ligger ud over de tilbud, som kommunen er forpligtet til at yde. Nogen gange skal de kommunalt ansatte kun henvise til eller støtte op om foreningsaktiviteten. Andre gange – f.eks. i motivationsgrupper for kronisk syge – fungerer de kommunalt ansatte som medhjælpere. Omvendt ses det også ofte, at frivillige supplerer de kommunalt ansatte i deres opgaver. Det kan f.eks. være som ”hyggespredere” på et bosted, som motionsvenner for ældre eller som kontaktpersoner for nyankomne flygtninge.

Indhold - forgående side - næste side