7.4 Formalisering af samarbejdet

Når to parter har fundet hinanden og gerne vil skabe noget nyt sammen, skal der laves aftaler for det konkrete samarbejde. Nogle gange kan det være en uformel aftale om dialog, videndeling og gensidig henvisning. Andre gange kan ønsket om samarbejde være mere omfattende, og her kan en form for samarbejdsaftale være hensigtsmæssig. Endelig kan det overvejes at indgå forskellige former for partnerskaber. Se mere om typer samarbejde i afsnit 7.5 om Hvilke typer samarbejde kan man lave.

Samarbejdsaftaler med frivillige foreninger kan ikke udformes helt som andre partnerskabs- eller samarbejdsaftaler. Man kan således ikke umiddelbart overføre samme skabelon, som bruges til aftaler med private serviceudbydere eller selvejende institutioner. Frivillige foreninger kan ikke på samme måde som disse forpligte sig på serviceydelser, målbare faktorer og output. I udformningen af en samarbejdsaftale med en forening skal man være opmærksom på, at aftalen skal være fleksibel nok til at kunne rumme foreningen og de frivillige. Derudover skal det også overvejes, hvad der ”blot” er mundtlige aftaler, og hvad der kræver, at der bliver lavet en skriftlig aftale.

Det er afgørende, at man i processen med at udforme samarbejds- eller partnerskabsaftaler sørger for at fastholde foreningernes ejerskab i forhold til projektet. Det kan være en god idé at lade foreningerne og de frivillige være idéudviklere – selvfølgelig i samarbejde med kommunalt ansatte, men med foreningerne som initiativtagere. Det frivillige arbejde lever af lyst og interesse. Det kan bedst blomstre og gro, når motivationen blandt de frivillige er til stede. At være initiativtager selv betyder, at interessen, lysten og motivationen kan få lov til at trives blandt de frivillige (og evt. foreningsansatte) der skal lave aktiviteten i praksis. Igen er der dog tale om en balancegang, da erfaringer også viser, at mange frivillige ikke er interesserede i en masse forarbejde, planlægning og mødeaktivitet. De vil hellere ud og i gang med den aktivitet, det handler om. Derfor er det vigtigt at afstemme forventninger og finde ud af, hvor foreningen og de frivillige står. Mange foreninger har frivillige, der gerne vil være ”projektledere” og andre der hellere vil være aktive i nogle særlige aktiviteter eller arrangementer. 

I dialogen omkring samarbejde er der ikke kun brug for de overordnede rammer fastlagt i frivilligpolitikken. Det er overordentligt vigtigt, at grænserne for arbejds- og rollefordeling skal diskuteres og aftales i forhold til det konkrete samarbejde. Her bliver debatten om afgrænsningen mellem frivillige og ansatte relevant. Selv om det selvfølgelig kommer an på omfanget og karakteren af samarbejdet, er der flere spørgsmål, der skal afklares. Følgende spørgsmål bør drøftes ved indgåelsen af en aftale:

• Hvem er parterne i aftalen og hvem er kontaktpersonerne?
• Hvad går samarbejdet ud på?
• Hvilken type af samarbejde er der tale om og hvor stort er omfanget?
• Hvem er målgruppen?
• Hvem skal gøre hvad i samarbejdet? Hvor skal grænsen gå mellem frivilliges og kommunalt ansattes arbejde?
• Hvem har hvilket ansvar og hvilken rolle?
• Hvordan håndteres eksempelvis tavshedspligt, myndighedsansvar, personfølsomme oplysninger og andet i samarbejdet? (se evt. afsnittet om Faglighed og samarbejde og Jura og samarbejde)
• Hvornår starter samarbejdet og hvornår slutter det?
• Hvilke møder, kontakt og videndeling skal der være løbende i forbindelse med samarbejdet?
• Hvilke aftaler er der for at stoppe samarbejdet?

Nogle vil måske påpege, at det kan være svært at få afklaring på ovenstående punkter, når et samarbejde kommer på tale. Måske er man ikke selv afklaret på det arbejde, man laver og hvor man ønsker at trække grænserne for arbejdet i en forening eller i en kommunal institution. Servicestyrelsen arbejdede i 2004-2006 med ODA-projektet (Organisering af Dag- og Aflasningsindsatsen for borgere med demens og deres pårørende). Her var det målet at skabe mere samarbejde mellem frivillige foreninger og kommuner på demensområdet.  I materialet fra projektet lægges op til, at både kommunale institutioner og foreninger forsøger at afklare deres målgruppe, organisering, arbejde og værdier, inden et samarbejde iværksættes. På den måde skabes et bedre grundlag for et konkret samarbejde. Hent evt. redskaberne til afklaring af samarbejde på ODA-projektets hjemmeside.

Når man indgår et samarbejde er det vigtigt, at arbejds- og rollefordelingen mellem ansatte og frivillige ikke kun diskuteres af ledere og repræsentanter fra foreningen. For at få et velfungerede samarbejde op at stå, er det afgørende, at indholdet i aftalerne kommunikeres ud til de frivillige og kommunale medarbejdere, der skal samarbejde i praksis. Alle erfaringer viser, at der kan opstå store forhindringer, hvis ikke der er klarhed over, hvem der gør hvad, og hvis ledelsen ikke forstår at kommunikere dette ud. Som vi beskriver i næste kapitel, kan mange – både frivillige og kommunalt ansatte – være skeptiske over for samarbejde, og det er derfor afgørende, at ledelsen både i foreningen og kommunen viser vejen for samarbejdet.

Som nævnt i indledningen findes der ikke præcise svar på, hvordan grænsedragningen mellem frivillige foreninger og kommuner bør være. Dette er i høj grad til forhandling og til debat i disse år. Det er dog overordentligt vigtigt, at dette klargøres ved indgangen til alle nye projekter og aftaler. Når det kommer til arbejds- og rollefordelingen i en samarbejdsaftale, vil den klassiske deling være, at frivillige bidrager med en eller anden form for aktivitet eller tilbud til målgruppen, som ligger ud over de tilbud, som kommunen er forpligtet til at yde. Nogen gange skal de kommunalt ansatte kun henvise til eller støtte op om foreningsaktiviteten. Andre gange – f.eks. i motivationsgrupper for kronisk syge – fungerer de kommunalt ansatte som medhjælpere. Omvendt ses det også ofte, at frivillige supplerer de kommunalt ansatte i deres opgaver. Det kan f.eks. være som ”hyggespredere” på et bosted, som motionsvenner for ældre eller som kontaktpersoner for nyankomne flygtninge. 

Skriftlig samarbejds- eller partnerskabsaftale

Det kan være en rigtig god idé at lave en eller anden form for skriftlig aftale, hvis samarbejdet bliver mere omfattende end bare dialog, videnudveksling og gensidige henvisninger mellem forening og kommune. En skriftlig aftale kan være med til at klarlægge en lang række formelle forhold eksempelvis formål, roller, økonomi osv. Den skriftlige aftale kan være en sikkerhed for begge parter og sikre, at tingene ikke falder helt fra hinanden, hvis nogen rejser, får nyt arbejde eller bliver syge. En god aftale er afgørende for det videre samarbejde. Fra et tidligere projekt om partnerskaber ved vi, at følgende forhold er vigtige omkring indgåelsen af skriftlige aftaler mellem foreninger og kommuner:

• Brug tid på udformningen af aftalen – tag i vidst muligt omfang højde for evt. uenigheder og uklarheder på forhånd. Det kan eksempelvis være i form af en klar rolle- og opgavefordeling, afklaring af økonomien i projektet og en beskrivelse af, hvordan samarbejdet opløses.
• En skriftlig aftale forpligter på en anden måde end andre aftaler. Brug dette positivt til at skabe et godt samarbejdsgrundlag, men pas også på med ikke at love mere, end I kan holde.
• Inddrag ledelsesniveauer både i foreningen og i kommunen. Sørg for at få aftalen drøftet og godkendt i foreningens bestyrelse og blandt kommunens ledere (det kan både være den politiske og administrative ledelse). Det giver et projekt mere gennemslagskraft og længere levetid, når også en rådmand, udvalgsformand eller direktør står bag.
• En skriftlig aftale kan skabe større synlighed blandt borgere, lokalmedier, andre foreninger, politikere end mere uformelle samarbejdsaftaler (Se f.eks. Partnerskaber - på vej mod en ny samarbejdskultur. Af Mette Hjære. Center for frivilligt socialt arbejde, 2005).

Der findes forskellige eksempler på aftaler mellem foreninger og kommuner. Følgende temaer eller elementer er gennemgående i flere aftaler og kan bruges som skabelon for skriftlige aftaler:

• Aftalens parter – hvem indgår aftalen. Herunder også hvilket omfang i kommunen. Er det eksempelvis et plejehjem eller alle?
• Formål med opgaven. Hvad er opgaven?
• Målgruppe. Hvem er målet for opgaven? En særlig gruppe i en institution, borgere i et geografisk område eller personer med en særlig sygdom?
• Organisering af arbejdet – hvor skal opgaven løses? Hvem leder det? Hvordan skal koordinering ske? Er der en styregruppe?
• Rollefordeling mellem forening og kommune i projektet. Herunder også rolle- og arbejdsfordelingen mellem frivillige og kommunalt ansatte. Hvem gør hvad og hvor går grænsen?
• Foreningens og kommunens kompetencer på området. Det kan være noget om, hvem der har ansvar for uddannelse af frivillige, hvad en evt. koordinator i foreningen gør, hvad de frivillige kan osv.
• Faste dialogmøder mellem parterne
• Mål for indsatsen/succeskriterier.
• Økonomiske forhold – hvem betaler hvad?
• Erfaringsopsamling og evaluering – hvordan skal det foregå?
• Aftaler om ophævelse af samarbejde: enten en fast løbetid eller en evaluering efter f.eks. et år.

Økonomi i samarbejdet

Et centralt spørgsmål i samarbejdet er økonomi, og det må derfor behandles separat her. Økonomien i en samarbejdsaftale stiller flere udfordringer, som må afklares i den indledende dialog. Fra tidligere arbejde med partnerskabsaftaler mellem foreninger og kommuner ved vi, at økonomisk uafhængighed mellem parterne blev fremhævet som en del af et godt partnerskab. Der er dog også eksempler på velfungerende samarbejdsaftaler, hvor penge er en del af aftalen. 

Nogle samarbejder handler udelukkende om samarbejde mellem eksisterende tilbud i kommune og forening, som drives for eksisterende midler. Det kan f.eks. være en besøgs- eller vågetjeneste, der indleder et samarbejde med et eller flere af kommunens plejecentre. Her er både foreningens og kommunens opgaver dækket af egne midler, og samarbejdet kræver måske ikke andet end, at man river nogle timer i kalenderen ud til at planlægge samarbejdet og løbende ajourføre hinanden undervejs. Foreningens egne midler kan selvfølgelig være §18 midler, som også hentes i kommunen, uden at det på nogen måde inddrages i forhold til selve aftalen.

Andet samarbejde er mere projektorienteret, og her kan der være brug for at søge nye midler fra puljer, fonde eller i kommunen. Her skal det overvejes, om projektet skal være en samlet enhed, eller om foreningen og kommunen for hver sin del skal skaffe midler til arbejdet. Det er vigtigt her at være opmærksom på, at mange puljer og fonde ikke giver midler til offentlige institutioner. Her er det således kun foreninger, grupper og eventuelt enkeltpersoner, der kan søge. De fleste puljer er dog positive over for samarbejde med kommuner, hvis denne del af samarbejdet dækkes af kommunens egne midler.

Hvis pengene til samarbejdsprojektet skal komme fra kommunen, skal man passe på ikke at få udformet en leveringsaftale på lige fod med aftaler med private virksomheder. En forening kan som regel ikke leve op til købslignende aftaler med foreninger, á la vi giver jer x antal kroner og så leverer I x antal frivillige i x antal timer. En leveringsaftale er heller ikke nødvendigvis den bedste form på samarbejdet. Overvej i stedet at nogle af projektets dele betales af kommunen (f.eks. lokale, kaffe og te til frivillige, annoncering eller andet), hvor foreningen står for hvervning af frivillige, koordinering mm. På den måde bliver der en mere ligeværdig aftale mellem to økonomisk uafhængige parter.

Forsikring i samarbejdet

I udformningen af en skriftlig aftale kan det også være nødvendigt at afklare forsikringsforholdene for frivillige. Det er vigtigt på forhånd at have diskuteret spørgsmålet, sådan at man er forberedt, hvis uheldet skulle være ude.

Som udgangspunkt er frivillige ikke omfattet af hverken foreningens eller kommunens arbejdsskade- eller erhvervsansvarsforsikring. De frivillige bør derfor være omfattet af deres egen ulykkes- og ansvarsforsikring (ansvarsforsikringen er oftest indbefattet i familie- eller indboforsikringen). Det er dog ikke sikkert, at frivillige nødvendigvis har disse forsikringer eller at disse forsikringer automatisk vil dække skader, der sker i forbindelse med frivilligt arbejde. Det kan derfor under alle omstændigheder være værd at diskutere, om de frivillige skal forsikres i foreningen eller i kommunen. Du kan læse i Center for frivilligt socialt arbejdes folder om forsikring af frivillige.  

Der kan være tilfælde, hvor frivillige er dækket af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Det gælder især når frivillige er i et ansættelseslignende forhold, hvor kommunen har egentlige instruktionsbeføjelser. Det er kun Arbejdsskadestyrelsen, der kan foretage den konkrete vurdering af, hvorvidt kommunen har sikringspligten for den frivillige. De vurderer konkrete spørgsmål ud fra følgende retningslinjer:

Se mere om kontaktoplysninger til Arbejdsskadestyrelsen. 

Tavshedspligt i samarbejdet 

Et andet vigtigt spørgsmål i forbindelse med udarbejdelsen af en samarbejdsaftale kan være spørgsmålet om tavshedspligt. I udviklingsprojektet oplevede vi flere gange at netop spørgsmål omkring tavshedspligt i samarbejdet med frivillige blev en barriere for at samarbejde kom i stand.

I kapitel 8.17 behandler vi Jura og samarbejde mere grundigt, her kan du også læse reglerne for tavshedspligt og underretningspligt i samarbejdet med frivillige.

Se evt. eksempler på samarbejdsaftaler.

Indhold - forgående side - næste side