Kontakt til pressen

Der kan være mange grunde til, at I som forening kommer i kontakt med pressen. I kan fx have et budskab, I gerne vil ud med, eller I kan have et arrangement eller berøring med en aktuel sag, som pressen vil skrive om. Uanset, hvad der ligger til grund for kontakten, er det en god idé at have et kendskab til pressen og til de vilkår, journalister arbejder under.

En journalists hverdag er præget af travlhed, korte frister og mange deadlines. Det er selvfølgelig vigtigt at have en forståelse for dette, men det behøver ikke føre til, at man ikke stiller krav. Det er fx vigtigt, at man som forening overvejer sine etiske grænser - vil man fx lade pressen tage billeder af brugere eller interviewe berørte?

I denne pjece kan du læse mere om pressen og dens arbejdsform, og du kan finde inspiration til jeres arbejde med pressen. Først handler det om, hvordan I kan gribe det an, når jeres forening selv vælger at kontakte pressen. Her er formålet med pressekontakten, den gode historie, målgruppe, medier og de mulige måder at kontakte pressen på blandt emnerne. Til sidst er der gode råd til, hvad I kan gøre, når pressen kontakter jer, og når I bliver interviewet.

Pjecen er senest revideret januar 2006.

Når I selv kontakter pressen

Hvis man vælger selv at kontakte pressen, er det en god idé at have planlagt det grundigt først, så man øger sine chancer for at komme igennem med budskabet. Prøv derfor at overveje disse spørgsmål, så I er så forberedte som muligt:

Formål

Det er vigtigt at have et specifikt formål med kontakten. Gør jer klart, hvad det er, I vil opnå, så er det nemlig meget nemmere at komme videre med udarbejdelsen af budskaber, tekster og lignende. Mange begår den fejl, at de ser omtale i pressen som et mål i sig selv. Hvis man gør det, kan man få svært ved at finde det rigtige budskab, de rigtige medier og den rigtige målgruppe, fordi man så at sige ikke ved, hvor det er, man vil hen.

Eksempler på formål kunne være:

• At forhindre en uretfærdighed, som I gennem jeres arbejde er blevet opmærksomme på
• At få en omtale, der gør det nemmere for jer at søge penge til jeres arbejde
• At der bliver større opmærksomhed på den situation, jeres medlemmer eller dem, I hjælper, står i
• At få flere medlemmer eller frivillige

Målgruppe

Selv om I i første omgang henvender jer til pressen, bør det ikke være den, I betragter som jeres målgruppe. Der skal være en "i den anden ende", som I på den ene eller den anden måde vil påvirke med jeres budskab. Eksempler på målgrupper er politikere, folk, der har brug for jeres hjælp, fonde, legater og puljer, potentielle medlemmer eller potentielle frivillige.

Budskab

Gør jer klart, hvad det er for en historie, I vil fortælle. Skal den handle om jeres tilbud, om brugernes situation eller om mulighederne for at ændre på nogle forhold? Det er hensigtsmæssigt, hvis jeres historie kan formidles på en relativt enkel måde.

Det er også godt, hvis jeres historie passer sammen med, hvad journalister betragter som en god historie. Derfor kan I sammenligne jeres historie med de fem såkaldte "nyhedskriterier", som de fleste journalister arbejder ud fra:

• Væsentlighed: Jeres historie skal helst have en grundlæggende betydning for mange mennesker
• Aktualitet: Jeres historie skal helst være "oppe i tiden"
• Identifikation: Det er en god idé, hvis folk kan "se sig selv" i jeres historie
• Konflikt: Hvis sager eller personer er på kollisionskurs
• Sensation: Hvis der sker noget uventet eller anderledes

En nyhed skal opfylde mindst et, men helst så mange af disse kriterier som muligt.

Fortæller

Overvej, hvem der bedst kan få budskabet igennem til målgruppen, og hvem det derfor er, der skal udtale sig eller give interviews. Eksempler på fortællere er foreningsformanden, foreningens pressekontakt, berørte personer eller specialister.

Medier

Overvej hvilke medier der passer bedst til budskabet og målgruppen. I forhold til budskabet er det en god idé at sætte sig ind i, hvilke emner og stofområder, de forskellige medier beskæftiger sig med - for der er selvfølgelig stor forskel på, hvad en avis som Information eller et dameblad som Femina er interesserede i at formidle. Og jo bedre jeres budskab passer til mediet, jo større er chancen for, at de interesserer sig for jeres henvendelse. Overvej også jeres målgruppe i forhold til medievalget. Hvis jeres målgruppe fx er politikere, er det nok bedre at henvende sig til Information end til Femina.

Medierne kan deles op i:

• Trykte medier (landsdækkende aviser, lokalaviser, gratis-aviser, fagblade, tidsskrifter og ugeblade)
• Radio (landsdækkende og lokalradioer)
• TV (lokale stationer eller de landsdækkende stationer)

Forskellige former for kontakt til pressen

I kan gribe kontakten til pressen an på flere forskellige måder. Grundlæggende kan man skelne mellem mundtlige henvendelser som en telefonopringning, et personligt fremmøde eller et pressemøde, og skriftlige henvendelser som pressemeddelelser eller selvskrevne artikler, kronikker eller læserbreve.

Telefonen

Hvis I vælger at ringe, kan I skrive nogle stikord ned på forhånd, så I hurtigt kan komme ind til sagens kerne. Vær opmærksomme på, at en opringning kan udvikle sig til et egentligt interview.Personligt fremmøde.

I kan også møde personligt op på redaktionen. Hvis I gør det, så hav noget med til journalisten - fx en pressemeddelelse.

Pressemeddelelser

En anden mulighed er at sende en pressemeddelelse til det eller de medier, I har valgt ud. Det er en god idé at følge pressemeddelelsen op med en telefonopringning og at lade være med at sende pressemeddelelsen lige op til deadline, hvor journalisterne har mest travlt (I kan evt. kontakte medierne og finde ud af, hvornår de har deadline). Det er også en god idé at stile pressemeddelelsen til den journalist, der sidder med det stofområde, jeres historie passer bedst ind under - ring eventuelt på forhånd og find ud af, hvem det er.

En pressemeddelelse bør være kort og præcis og skal helst ikke fylde mere end en A4-side. Det er bedst, hvis I holder den i den sprogtone, der er i det pågældende medie, og hvis I bygger den 'journalistisk' op: Start med det vigtigste, og byg teksten op, så der så at sige kan 'barberes af' fra bunden, uden at det væsentlige i indholdet går tabt. Og lad afsnittene være små afrundede helheder.

En pressemeddelelse bør bestå af følgende elementer:

• Genreangivelse (man skriver ordet "pressemeddelelse" øverst på siden)
• Modtagerens adresse
• Datoangivelse
• Overskrift
• Fængende indledning, der i kort form besvarer hv-spørgsmålene: hvem, hvad, hvornår og hvorfor
• Brødtekst
• Afsender og kontaktmuligheder (hvem kan give interview eller yderligere informationer?)

Det er en god idé at sætte citater ind i brødteksten (fx udtalelser fra en frivillig, formanden eller en bruger) og at sende billedmateriale med. I kan også vedlægge et følgebrev, der fortæller mere uddybende om jeres forening eller aktivitet.

Den eller dem, I sætter på som kontaktpersoner, skal selvfølgelig være til at få fat i, når journalisten modtager pressemeddelelsen, og de skal have sat sig ind i emnet. Det er også en god idé, hvis I udpeger en eller to som faste kontaktpersoner til pressen. Det kan nemlig styrke kontakten at opbygge et mere personligt forhold, og det skaber klarhed om, hvem der udtaler sig på foreningens vegne.

Selvskrevne artikler, kronikker eller læserbreve

Undersøg de kriterier det medie, I ønsker at skrive noget til, har for optagelse af stof. Tit har aviserne fx retningslinjer for, hvor lang en kronik må være.Mange af de ting, der gælder for pressemeddelelser, gælder også for artikler, kronikker og læserbreve: Skriv kort og præcist, opbyg teksten journalistisk og koncentrer jer om nogle få og enkle budskaber.

Når I skriver, så prøv at:

• Skrive relativt korte sætninger (helst ikke over 20-22 ord)
• Lave relativt korte afsnit (helst ikke over 75 ord)
• Fortælle en ting af gangen - dvs. helst kun en oplysning pr. sætning
• Vælge ord, som modtageren forstår, og undgå indforståede forkortelser, jargon mm.
• Være konkret
• Stramme op (gør formuleringerne så klare som muligt og slet ord eller sætninger, der ikke siger noget)

Et godt trick er at tænke på en 'fiktiv modtager' mens man skriver. Så kan man sætte sig i modtagerens sted og dermed få nemmere ved at ramme målgruppen.

Pressemøder

Man bør kun kaste sig ud i at holde et pressemøde, hvis man har noget meget væsentligt at sige. Pressemøder kræver et stort forarbejde: Foreningen bør have fakta parat og være forberedte på besvarelse af journalisternes spørgsmål.

Når pressen kontakter jer

Det kan også ske, at pressen kontakter jer uden en opfordring fra jeres side. De kan fx ville have jeres kommentar til en aktuel sag eller få en lokal eller personlig vinkel på en større sag.

Hvis du bliver kontaktet af en journalist, så overvej, om du er den rette person til at tage imod henvendelsen. Sidder der en anden i foreningen, som ved mere om emnet end dig, så henvis i stedet journalisten til ham/hende.

At blive interviewet

Når en journalist henvender sig til jer, eller hvis I henvender jer til pressen, kan samtalen hurtigt udvikle sig til et interview. Når I selv henvender jer, er I selvfølgelig forberedt og har taget stilling til emnet, men når de kontakter jer, er det ikke altid tilfældet. Føl dig ikke forpligtet til at svare med det samme. Hvis du vil have lidt tid til at forberede dig, samle tankerne eller snakke med andre i foreningen, så få journalistens navn og telefonnummer og aftal et tidspunkt, hvor du kan ringe tilbage.

Aftal altid med journalisten, hvilke spilleregler der skal være for interviewet, inden du begynder at udtale dig. Få at vide, hvad emnet for interviewet er og i hvilken sammenhæng, dine udtalelser bliver brugt - hvad kommer udsendelsen eller artiklen til at handle om, og hvem bliver ellers interviewet?

Prøv også at få en aftale om, hvad du vil udtale dig om, og hvad du ikke vil udtale dig om. For at undgå misforståelser eller fejlcitater kan du bede om at få artiklen til gennemlæsning, inden den bliver trykt, eller i det mindste få lov til at godkende eller blive orienteret om, hvad du bliver citeret for.

Selve interviewet

Sørg for at være velforberedt. Sæt dig godt ind i emnet, tænk igennem hvilke spørgsmål, journalisten kunne finde på at stille, og forbered et svar. Mens interviewet foregår, så vær opmærksom på, at du får sagt alt det, du gerne vil have sagt.

Prøv også at:

• Være klar og kortfattet i dine svar
• Koncentrere dine budskaber
• Tale forståeligt (dvs. undgå fagsprog, forkortelser eller jargon)
• Give eksempler
• Holde dig til emnet

Vil du vide mere

Har du spørgsmål til denne pjece, eller ønsker du råd og vejledning om pjecens emne, er du velkommen til at ringe til Center for frivilligt socialt arbejde og tale med en af vores rådgivere på telefon: 66 14 60 61, du kan også sende os en e-mail med dit spørgsmål: info@frivillighed.dk

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.

Pjecen er udgivet af Center for frivilligt socialt arbejde.

 

Skriv kommentar

	Indtast de tegn/tal du ser her til venstre som sikkerheds-kode.

Bemærk: Din adresse, mail og telefonnummer bliver ikke offentliggjort på frivillighed.dk.

Læs reglerne for kommentarer på frivillighed.dk