Introduktion til projektstart

Når I sætter et nyt projekt i gang – stort eller lille – er I drevet af gejst, engagement og forventning. Det er vigtigt, for som bekendt er det lysten og den gode ide, der driver værket.

Men hvis projektet skal lykkes, er det også vigtigt, at I kan beskrive jeres ideer og formål præcist, og at I får lagt en realistisk plan for projektet. Det er ikke alene vigtigt, for at projektet kan lykkes, det er også vigtigt i forhold til de mennesker, I ønsker at involvere i projektet og i forhold til de mennesker i omverdenen, som I skal i kontakt med, når I gennemfører jeres projekt.

Denne pjece gennemgår nogle af de spørgsmål, det er værd at overveje, inden I sætter et projekt i værk. I finder også inspiration til, hvordan I kan skabe et godt samarbejde i en projektgruppe.

Pjecen er revideret i 2006.

Hvad er et projekt?

Et projekt ser vi i denne sammenhæng som en bestemt måde at arbejde på. Det er en indsats, der er afgrænset tidsmæssigt med det formål at løse et bestemt problem eller at nå et bestemt mål.

De "arbejdsredskaber", I bliver præsenteret for i pjecen, kan I anvende til både store og små projekter. Arbejdsredskaberne handler i høj grad om at tænke sig om, inden man handler.Fordelen ved at organisere sin aktivitet som et projekt er, at man planlægger sit arbejde i rammer. Det giver et godt grundlag for at vurdere og udvikle projektarbejdet. De fleste projekter gennemgår en række faser:

• idéudvikling
• problem- og målformulering
• projektplanlægning
• gennemførelse
• afslutning og evaluering

Undervejs gennem projektforløbet kan der være behov for at vende tilbage til tidligere faser. Hvis der f.eks. opstår uventede begivenheder, kan det blive nødvendigt at revidere problem- og målformuleringen eller dele af projektplanlægningen.

Fra idé til projektbeskrivelse

Et projekt starter, når en eller flere personer vælger at omsætte en idé til et projekt. Et projekt udspringer ofte af en konkret idé. Projektmagerne vil løse et bestemt problem eller nå et bestemt mål.

Idéer opstår ofte spontant og i alle mulige situationer. Derfor kan det være hensigtsmæssigt at arbejde mere systematisk med idéudvikling. Man kan f.eks. samle flere mennesker og arrangere en brainstorm eller et fremtidsværksted. Det giver flere ideer og flere forskellige ressourcer at trække på.

En projektbeskrivelse kan forebygge mange konflikter. Derfor er det vigtigt, at I arbejder med at gøre jeres idéer konkrete, og at I skriver dem ind i en projektbeskrivelse. Det er ofte først, når idéerne er sat på papir, at man kan vurdere, om de virkelig kan holde i praksis.

Med en projektbeskrivelse får I også et fælles udgangspunkt, som I kan vende tilbage til, sådan at I ikke behøver at bruge tid og kræfter på at diskutere, hvad der egentligt var projektets formål.

I kan også bruge projektbeskrivelsen, når I skal i kontakt med omverdenen f.eks. presse, naboer, offentlige myndigheder osv. Projektbeskrivelsen er et godt grundlag for den information om projektet, I skal give til omverdenen. Og hvis I f.eks. søger penge til finansiering af jeres projektet, er det et krav, at I sender en beskrivelse af projektet sammen med ansøgningen. Projektbeskrivelsen består af en problem- og målformulering, og af en projektplan.

Problem- og målformulering

Første del i projektbeskrivelsen er at opstille en problem- og målformulering. I kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:

Hvilket problem skal projektet løse?

I frivilligt socialt arbejde handler projekter ofte om at afhjælpe problemer for en bestemt målgruppe. I sådanne projekter er det vigtigt at gøre sig klart, hvilken målgruppe man vil arbejde for, hvilke problemer målgruppen har, og hvor stor målgruppen er.

Hvad er formålet med projektet?

Man skal overveje, hvilke mål man vil nå med projektet, og hvornår målet skal være nået. Man kan f.eks. spørge: Hvornår er vores projekt en succes? Det kan også være en god ide at opdele sit mål i en række delmål. Hvor langt vil vi være kommet om henholdsvis et og to år? Hvilke midler vil vi anvende for at nå målet?

Der vil ofte være flere veje, man kan gå for at nå sit mål. Derfor skal I fastlægge, hvilke aktiviteter, I skal igangsætte for at nå målet og løse problemet. I forhold til problem- og målformuleringen er det vigtigt, at I får drøftet, om der ligger et bestemt værdigrundlag bag projektet, og i givet fald om det er vigtigt, at alle kan tilslutte sig en fælles opfattelse af værdigrundlaget.

Projektplan

Når problem- og målformuleringen er på plads kan I gå i gang med anden del af projektbeskrivelsen, nemlig den praktiske projektplanlægning. Her er der er en del spørgsmål, som I skal tage stilling til. Det er vigtigt at skrive planen ned, efterhånden som den foreligger.

Projektets rammer

Hvis et projekt skal nå sit mål, er det vigtigt, at rammerne er på plads f.eks.:

• Hvor skal projektet holde til? I hvilke lokaler? Hvilke faciliteter er der brug for? F.eks. telefon, computer, printer, kaffemaskine osv?
• Hvor meget tid kan I anvende på projektet? Skal I ansætte personale?
• Hvornår skal projektet være færdigt? Har vi et halvt år eller fem år?
• Hvilke regler, love og politiske beslutninger skal I tage hensyn til?

Projektets økonomi

Det er også vigtigt at planlægge projektets økonomi:

• Hvordan er budgettet for projektet?
• Hvordan skal projektet finansieres?

Læs evt. mere om fundraising i pjecen Fundraising – hvordan?.

Organisering af projektet

Det er altid vigtigt at overveje, hvordan projektet skal organiseres. Særligt i forbindelse med større projekter, der går på tværs af organisationer eller foreninger, har organiseringen betydning.

Der findes udmærkede énmandsprojekter. Men tit er det hensigtsmæssigt at sammensætte en projektgruppe, så man kan være til gensidig inspiration for hinanden. Er man flere om at dele ansvaret, er der flere, der kan få indflydelse.

Der findes ikke noget svar på, hvor stor en projektgruppe skal være. Men det kan være svært at få en gruppe på mere end syv personer til at fungere uden at skulle danne undergrupper.

Et andet spørgsmål er, hvem der skal være med. Det kan være godt at sammensætte en projektgruppe af forskellige personer, da det giver mange forskellige ressourcer at trække på. Find ud af, om der i projektgruppen er nogen, der nemt får gode idéer, nogen der er gode til at holde styr på økonomi, nogen der har gode kontakter udadtil osv.

I bør også overveje, om nogen i gruppen skal have særlige roller:

• skal der være en kontaktperson til omverdenen?
• skal I have en sekretær?
• skal I have en formel leder?

Det er også vigtigt at afklare, hvor ansvar og kompetence til at træffe beslutninger ligger i projektet. Ansvar og kompetence kan være et fælles anliggende, men I kan også vælge at uddelegere dele af ansvaret og beslutningskompetencerne til enkeltmedlemmer, eller I kan bestemmer jer for, at hele ansvaret og kompetencen er placeret hos den formelle leder.

I skal også overveje jeres forhold f.eks. til:

• projektets målgruppe eller brugere
• frivillige i projektet
• bestyrelse/styregruppe
• ansatte i projektet

Hvilken kommunikation skal der være til de forskellige grupper, og hvilken form for indflydelse ønsker I de skal have?

Hvis projektet er så omfattende, at I får brug for at ansætte personale, er det endvidere nødvendigt, at I overvejer ansættelsesvilkår, ledelse mv.

Læs mere herom i pjecen: Bestyrelsen som arbejdsgiver.

Styring af projektet

I skal tage stilling til, hvordan jeres projekt skal styres.

Her får I brug for at udarbejde en arbejdsplan. Hvilke aktiviteter skal I sætte i gang, og hvornår? Hvem skal udføre opgaverne? Det er blandt andet vigtigt at have planer for:- økonomien, hvilke procedurer skal der være for f.eks. budgetopfølgning og regnskab?

• hvornår og hvordan I skal holde midtvejsevaluering?
• hvordan I vil holde styr på korrespondance, aftaler m.v. (I kan f.eks. lave en projektmappe, hvor alle breve, referater m.v. samles.)

Det er vigtigt at fastlægge styringsredskaber, der passer til projektets størrelse. I skal f.eks. tilrettelægge jeres økonomistyring forskelligt alt efter, om I har et budget på 1.000 kr. eller 100.000 kr.

Allerede inden I iværksætter projektet, skal I overveje, hvordan det skal afsluttes. Skal projektet f.eks. munde ud i rapporter eller konferencer?

Sidst men ikke mindst skal I planlægge, hvornår og hvordan I vil evaluere jeres projekt. Det vil ofte være et krav fra de instanser, der har finansieret projektet, men der ud over kan en evalueringsproces give jer megen læring og indsigt. I kan evt. hente inspiration til evaluering i pjecen: Selvevaluering - Ideer til hvordan man kan vurdere det frivillige sociale arbejde.

Ændring i projektbeskrivelsen

Projektbeskrivelsen skal være på plads fra starten, så I kan bruge den som et styringsredskab. Men der kan være behov for at revidere undervejs både i problem- og målformulering og i projektplanen. Hvis I ikke kan skaffe så mange penge, som I ønsker, kan det være nødvendigt at ændre planlægningen i forhold til, hvor store mål I vil sætte, hvor dyre lokaler I kan leje, eller hvor mange aktiviteter I kan sætte i gang osv.

Det er vigtigt, at I har en fælles opfattelse af, hvilke ændringer I beslutter jer for, og at I sørger for at få skrevet disse ændringer ned.

Når I iværksætter og gennemfører projektet

Efter det grundige forarbejde kan I sætte projektet i værk. Og selv om det næsten kører af sig selv, er det vigtigt, at I løbende sørger for, at det bliver på sporet.

Styring

Projektet skal styres løbende, som I har fastlagt det i planlægningen og projektbeskrivelsen. Det er vigtigt at holde regnskab fra begyndelsen, så I ikke pludselig sidder med en kæmpe stak mystiske kasseboner eller har brugt alle pengene midt i projektperioden.

Det er også vigtigt, at I tager projektet op til eftersyn på fastlagte tidspunkter. Går tingene som de skal, eller er der behov for justeringer?

Projektgruppens liv

Lige så vigtigt det er at nå jeres projektmål og være opmærksom på projektbeskrivelser, lige så nødvendigt er det at være opmærksom på processen i projektarbejdet og i projektgruppens liv.

Gruppen vil ofte gennemgå forskellige faser. Det er naturligt, at man skifter mellem oplevelser af energi, begejstring og modløshed.

I alle former for samarbejde kan der opstå konflikter i projektarbejdet. I kan opleve disse konflikter som meget alvorlige, fordi I har lagt jeres hjerteblod i projektarbejdet.

Det vil føre for vidt at gennemgå modeller for konfliktløsning i denne pjece. Men man kan generelt sige, at I kan forebygge mange konflikter ved, at I skaber plads og rum for alle deltagere. Alle skal have mulighed for at bruge deres ressourcer ud fra egne forudsætninger. Og sørg for, at der ud over det faglige er plads til, at I i gruppen taler sammen og lærer hinanden at kende.

Hvis der opstår konflikter, må I tage fat på dem, før de vælter projektet. En konflikt opstår typisk, hvis der ikke fra begyndelsen har været enighed om projektet, eller hvis man har fjernet sig fra det planlagte uden at have taget beslutning om det. En måde at håndtere en sådan konflikt på, kan være at gå tilbage i projektbeskrivelsen og sørge for, at alle er enige om at revidere.

Når I afslutter projektet

Et projekt stopper ved slutdatoen. Det er en af præmisserne for projekter. Men et projekt skal ikke bare løbe ud i sandet.

I kan vælge at markere afslutningen, f.eks. gennem en konference, en rapport eller en fest.

Det er som beskrevet altid en god ide at evaluere projektet igennem hele forløbet – også når projektet slutter. Nåede vi målene, blev problemet løst, hvad lærte vi undervejs? Osv.På baggrund af en endelig evaluering kan I således beslutte, om projektet f.eks. har givet anledning til et nyt projekt, om dets aktiviteter skal fortsætte i en mere permanent form eller om projektet måske skal afvikles.

Læs mere om emnet

• Michael Karvø og Lars Bo Pedersen: Projektledelse i tværfaglige teams, Schultz forlag, 1993.
• Thomas Heide: Den lille projektleder, Dafolo, 1992

Vil du vide mere?

Har du spørgsmål til denne pjece, eller ønsker du råd og vejledning om pjecens emne, er du velkommen til at ringe til Center for frivilligt socialt arbejde og tale med en af vores rådgivere på telefon: 66 14 60 61. Du kan også sende en e-mail med dit spørgsmål til: info@frivillighed.dk

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.

Pjecen er udgivet af Center for frivilligt socialt arbejde.