Hvordan planlægger man en temadag?

Bente er af sin forenings bestyrelse blevet bedt om at arrangere en temadag for de frivillige. Bente sidder i foreningens sekretariat, men har til daglig ikke så meget med de frivillige at gøre, så hun føler sig meget usikker på, hvordan hun skal gribe opgaven an. Hun vil derfor gerne have lidt hjælp til at komme i gang med opgaven.

Opdragsgiver og mandat

Når Bente går i gang med at planlægge temadagen, skal hun være opmærksom på, at hun løser en opgave for bestyrelsen. Det er vigtigt at vide præcist, hvad der er deres mål med temadagen. Hun skal ligeledes kende tidsplanen (hvornår skal hun være færdig?) og hvad har hun mandat til (bestemmer hun selv det videre forløb eller skal bestyrelsen godkende Bentes dispositioner?).

Ramme for dagen

En del af mandatet er også rammebetingelserne for en temadag. Derfor er det væsentligt at afklare:

• Budgettet (Hvad må temadagen koste, og hvilke udgifter og evt. indtægter har du?).
• Antal deltagere (Hvem er målgruppen og hvem vil du invitere?).
• Dato og tidsramme (Hvornår og hvor længe skal temadagen vare?).
• Sted og krav til faciliteterne (Hvor skal vi holde den?).
• Behov for forplejning (Hvad skal vi have at drikke og spise?).

Afklar målgruppen

Hvis Bente ikke selv kender målgruppen godt, så må hun tale med en kollega eller tal med en person fra målgruppen. På den måde kan Bente få et bedre billede af målgruppens forudsætninger, ønsker og behov.

Uddyb formålet

Det er vigtigt at Bente afklarer formålet med temadagen. Det var bestyrelsen som havde givet Bente opgaven, og det hun havde forstået var, at det skulle være en dag hvor de frivillige dels blev rystet lidt sammen samtidig med at de fik lejlighed til at få noget at vide om foreningens holdning til tavshedspligt.

Da der er to sideordnede formål med temadagen vil jeg foreslå, at Bente for det første finder ud af om de to formål skal vægtes lige meget, og hvilke succeskriterier bestyrelsen har for hvert af formålene for dagen. Hvad skal deltagerne have med sig fra dagen, for at den har opfyldt sit formål?

Afgrænsning af emnet

På baggrund af disse overvejelser må emnet afgrænses eller skæres til. Der er grænser for hvor mange elementer i for eksempel emnet tavshedspligt, der kan arbejdes med på en enkelt dag.

Bente må vælge, hvilke emner der skal prioriteres i forhold til målsætningen med dagen. For at blive klogere på det konkrete emne, som her tavshedspligt, kan Bente være nødt til at sætte sig lidt ind i emnet. Det kan hun for eksempel gøre ved at læse centrets pjece om tavshedspligt. Tilskæringen af emnet kan eventuelt ske i samarbejde med en person i foreningen, som kender emnet godt eller en ekstern underviser, som er godt inde i emnet.Oplægsholdere og ordstyrer

Hvem ved noget om emnet – indenfor og udenfor foreningen? Er der behov for en ordstyrer eller kursusleder, som kan knytte programpunkterne sammen og skabe en ramme for debat? Sørg for at informere oplægsholder og ordstyrer grundigt om formål og emne, og lav evt. en skriftlig aftale med disse.Valg af arbejdsformer

Det næste Bente skal overveje er hvilke metoder (arbejdsformer), der vil passe til emnet og til deltagerne. Skal deltagerne for eksempel arbejde med emnerne i mindre grupper for at tilgodese at temadagen mål om styrkelse af fællesskab? Skal erfaringsudveksling være en del af metoden, eller er der vigtigere, at en underviser ude fra giver en vidensbaseret undervisning, og styrer emnerne i et eventuelt gruppearbejde ud fra elementer i undervisningen? Det vil være vigtigt at overveje metoderne i samarbejde med eventuelle oplægsholdere / undervisere.

Udarbejd program og send det ud

Endelig skal Bente udarbejde et egentligt program, hvor hun opstiller de forskellige indslag i den rækkefølge hun ønsker, og hun skal afsætte en realistisk tidsramme for de enkelte programpunkt. Glem ikke at sætte god tid af til evt. debat og pauser.

Når alle brikkerne er faldet på plads, er det vigtigt at Bente sørger for fyldestgørende information til den målgruppe, som hun vil invitere. Det er vigtigt, at de får så præcist et billede af formålet med arrangementet som muligt, så forventningerne til temadagen er afstemt.

Håndbog om at planlægge kurser, temadage med mere

Kontaktudvalget til det frivillige sociale arbejde har udgivet håndbogen "Planlæggernøglen – håndbog i kursusplanlægning for frivillige sociale organisationer". Håndbogen er et praktisk redskab når du skal planlægge og gennemfører kurser, temadag o.l. Du kan bestille Planlæggernøglen for via vores Publikationsbestilling. Her finder du også et link til fuldtekstudgaven af håndbogen som du kan downloade gratis.

Kilde: Frivillig nr. 67, 2003

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.

 

Skriv kommentar

	Indtast de tegn/tal du ser her til venstre som sikkerheds-kode.

Bemærk: Din adresse, mail og telefonnummer bliver ikke offentliggjort på frivillighed.dk.

Læs reglerne for kommentarer på frivillighed.dk