Ekstraordinær generalforsamling – hvordan indkalder man?

Spørgsmål

Kan vi indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når det ikke er beskrevet i vedtægterne? Hvis vi kan, hvordan skal det så gøres?

Svar

Man kan godt indkalde til ekstraordinær generalforsamling, selv om det ikke er beskrevet i vedtægterne, men det må klart tilrådes at vedtægterne efterfølgende ajourføres med en § om dette.

Når der ikke står noget om indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i vedtægterne, vil det være sikrest at følge vedtægternes forskrifter om indkaldelse til ordinær generalforsamling. Den ekstraordinære generalforsamling skal så indkaldes på samme måde som den ordinære generalforsamling, og med det samme varsel.

Hvis det fremgår af vedtægterne, at generalforsamlingen f.eks. skal afholdes i 1. kvartal, kan man være nødt til afvige fra denne forskrift, når det gælder en ekstraordinære generalforsamling.

Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden, tidspunkt og sted for mødet. Dagsordenen vil ofte kun handle om det ene punkt, som har givet anledning til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Dagsordenspunktet må beskrives på en sådan måde, at medlemmerne klart kan se, hvad sagen drejer sig om.

Der kan være en række situationer i foreningens liv, hvor der kan være behov for en ekstraordinær generalforsamling. Det kan for eksempel være en vigtig sag, som bestyrelsen ønsker at høre medlemmernes mening om, så bestyrelsen er sikker på sit mandat i sagen, eller der kan opstå utilfredshed blandt medlemmerne, der gør, at en kreds af medlemmer ønsker en ekstraordinær generalforsamling afholdt. Det kan for eksempel være, at de er utilfredse med bestyrelsens måde at lede foreningen på eller bestyrelsens stilling i en bestemt sag.

I den efterfølgende ajourføring af vedtægterne kan I udforme reglerne, så en ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af enten bestyrelsen eller et bestemt antal medlemmer. Dette antal kan udtrykkes ved et absolut tal, f.eks. 200 medlemmer eller en brøk, f.eks. 2/3 medlemmer.

Hvor mange medlemmer der skal til, afhænger af, hvor lille/stor foreningen er, og hvor let/svært man ønsker, det skal være at gennemføre en ekstraordinær generalforsamling.

Det kan eksempelvis formuleres som "ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, hvis mindst … af medlemmerne skriftligt overfor formanden fremsætter begrundet an-modning herom."

Da medlemmernes indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker gennem bestyrelsen, kan man sikre, at bestyrelsen ikke trækker gennemførelsen ud ved at angive en tidsfrist for, hvornår bestyrelsen skal have imødekommet anmodningen.

Det kan eksempelvis formuleres som: "Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er modtaget."

Når der er behov for en ekstraordinær generalforsamling, er det ofte fordi, der er indtruffet en begivenhed, som medlemmerne skal træffe beslutning om med forholdsvis kort varsel. Derfor er varslet til ekstraordinær generalforsamling ofte kortere end det, der gælder for den ordinære generalforsamling. Det bør dog ikke være kortere, end at der er rimelig chance for, at de fleste medlemmer kan nå at indrette sig på at deltage i generalforsamlingen.

Håndtering af forslag om vedtægtsændringer er ofte beskrevet i vedtægterne, hvordan medlemmerne får kendskab til forslaget, om der er krav om særlig afstemning eller evt. kvalificeret flertal.

Kilde: Frivillig nr. 71, 2004.

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.

 

Skriv kommentar

	Indtast de tegn/tal du ser her til venstre som sikkerheds-kode.

Bemærk: Din adresse, mail og telefonnummer bliver ikke offentliggjort på frivillighed.dk.

Læs reglerne for kommentarer på frivillighed.dk