6.1 At skabe kontakt og dialog mellem parterne

Når vi ved, at personlige møder er afgørende for, at der skabes samarbejde er det vigtigt at fokusere på at skabe mange muligheder for at mødes. Ikke dermed sagt, at man skal holde endeløse møder, hvor det eneste dagsordenspunkt er: ”Skab samarbejde”. Derimod er det en god idé at skabe mange forskellige anledninger til at mødes, som gør at dialog kan opstå. I dette afsnit vil vi give eksempler på forskellige måder, hvorpå der kan skabes kontakt og dialog mellem frivillige i foreningerne og kommunalt ansatte.

Der findes mange muligheder for personlige møder i forbindelse med flere af redskaberne til at skabe et godt frivilligmiljø i kommunen, som er behandlet i kapitel 5 om Rammerne for samarbejde med kommunen. Lad os nævne et par stykker her:

Som beskrevet i afsnittet om frivilligpolitik er udarbejdelsen (og revisionen) af en frivilligpolitik en rigtig god anledning til at mødes og få skabt kontakter på tværs af foreninger og kommune. I forbindelse med arbejdet med politikken bliver flere forskellige emner sat på til debat, og der bliver mulighed for blandt andet at tale om samarbejdsmuligheder, grænser mellem kommunens og foreningernes arbejde osv. Hvis man i arbejdet med en frivilligpolitik er opmærksom på også at skabe forbindelser ikke kun mellem frivilligkonsulent og foreninger, men også mellem andre kommunalt ansatte og foreninger, kan der i dette arbejde blive lagt et godt grundlag for fremtidigt samarbejde. Man kan eksempelvis samle de frivillige sociale foreninger, der er relevante for forskellige afdelinger i forvaltningerne, til et fælles møde om udarbejdelse eller revision af frivilligpolitikken. Her kan lederen og medarbejdere fra afdelingen få mulighed for at drøfte mulighederne og rammerne for samarbejde med de foreninger, der har tilbud, som supplerer det arbejdsområde de sidder med. Man kan i udformningen af mødet sørge for, at der bliver god mulighed for at deltagerne kan tale sammen på tværs, netværke og vidensdele på forskellige områder.

Ud over processen med at vedtage en frivilligpolitik kan selve politikken også være med til at styrke kontakt og dialog mellem parterne. Det kan være ved, at der i frivilligpolitikken er sat nogle rammer for møder og arrangementer mellem kommune og frivillige. Eksempelvis fastlægger frivilligpolitikken i Gribskov, at der holdes et årligt dialogmøde og et årligt temamøde mellem frivilligrådet (Frivilligt Forum), kommunen og de frivillige foreninger. I midtvejspublikationen for udviklingsprojektet fremhæver vi, at en frivilligpolitik ikke i sig selv kan skabe samarbejde, men at den kan skabe de bedste rammer for og flest mulige anledninger til, at der opstår personlige møder. Dette kan gøres ved netop at sætte formelle rammer for møder og dialog.

De formelle rammer i en frivilligpolitik kan have betydning både på det politiske niveau og på det mere praktiske. På det politiske niveau er frivilligpolitikken et signal til kommunalt ansatte og frivillige om, at det er positivt at være i dialog og samarbejde med hinanden. Dette har vi erfaret kan være hensigtsmæssigt, når det kommer til afdelinger og ansatte i kommunen, der ikke er så åbne for samarbejde og dialog med foreninger. Her kan frivilligpolitikken være med til at sige, at samarbejde med frivillige er et prioriteret område i kommunen, og at kommunens forskellige afdelinger bør være åbne for dette. Ikke fordi frivilligpolitikken skal slå dem oven i hovedet, men måske bare prikke dem lidt på skulderen. På det mere praktiske niveau kan frivilligpolitikken give gode rammer for, at medarbejdere i kommunen og frivillige i foreningerne kan tage kontakt til hinanden både til formelle møder, men også til en uformel snak om udfordringer, gensidige henvisninger osv. En frivilligpolitik er dermed både en rammesætning og en anledning til at mødes.

Som beskrevet i afsni 5.6 om kommunal kontaktperson/frivilligkonsulent kan en sådan person være et rigtigt godt bindeled mellem foreninger og kommune. Denne person vil oftest helt automatisk få mange personlige møder med frivillige og foreningsrepræsentanter og et godt kendskab til ildsjælene i det lokale foreningsliv. Som nævnt er det dog vigtigt at være opmærksom på, at der ikke opstår dialog og samarbejde mellem foreninger og kommune ikke alene skal foregå gennem frivilligkonsulenten. Som en frivillig i udviklingsprojektet bemærkede, er det interessant at se på, hvordan der kan skabes forbindelser ikke kun mellem frivilligkonsulenten og foreningerne, men mere bredt mellem flere kommunalt ansatte og foreningerne.

Både den kommunale kontaktperson/frivilligkonsulent og frivilligcenteret kan være de vigtigste aktører i at få dialog og samarbejde op at stå mellem foreninger og kommune. Frivilligkonsulenten og/eller den eller de ansatte i frivilligcenteret kan være brobygger og mediator, der kan introducere de forskellige parter for hinanden. Forskellige formelle rammer kan styrke dette. Eksempelvis tager lederen af frivilligcenteret i nogle kommuner på besøg på faglige møder i forskellige afdelinger i kommunen. Her kan han/hun tale med ansatte om behov og muligheder for samarbejde. Efterfølgende kan der etableres kontakt med en relevant forening, som kan komme i direkte dialog med rette vedkommende i kommunen. Samtidigt med at være brobygger kan frivilligcenteret og/eller frivilligkonsulenten fungere som mediator i det mere konkrete arbejde med at få samarbejde i stand. Det kan her være nødvendigt at have en mediator, der kan afstemme forventninger på begge sider og være med til at imødegå nogle af de udfordringer og barrierer, der kan opstå i samarbejdet.

Ud over de muligheder for personligt kontakt, der ligger i redskaberne til at skabe et godt frivilligmiljø i kommunen, kan man arbejde mere intensivt på at skabe møder mellem frivillige og kommunalt ansatte. Her skal anerkendelsen af det frivillige arbejde fortsat være i centrum. Anerkendelsen kan i praksis vises og italesættes på mange måder: rosende ord, at blive taget seriøst, at ledende politikere og embedsmænd deltager i møder, et godt stykke kage eller mad til et møde,

I sådan et arbejde bør man overveje, hvilken tilgang man vil benytte. Om man ønsker at skabe dialog og samarbejde bredt mellem alle typer foreninger og alle mulige forskellige aktører i kommunen eller om det er mere hensigtsmæssigt at arbejde på et særligt fagområde. I udviklingsprojektet blev der gjort erfaringer med begge tilgange. I Tønder udvalgte man et særligt område: ”unge og misbrug” og forsøgte at styrke dialogen og samarbejdet på dette område . I Gribskov satsede man bredt på at skabe samarbejde på mange forskellige områder. Der er fordele og ulemper ved begge tilgange, og det kan anbefales at diskutere en evt. indsats både med foreninger og kommunale afdelinger. Tilgangene kan benyttes samtidigt og supplere hinanden godt. Et godt råd kan være satse bredt i udgangspunktet, men måske bruge flere ressourcer og mere tid der, hvor der er ildsjæle og positiv vilje til samarbejde. Herunder følger nogle ideer til, hvordan man kan skabe anledninger til, at kontakt kan skabes og personlige møder opstår:

1. Social vejviser for særlige fagområder:

Det kan overvejes at lave en oversigtsliste eller fagspecifik social vejviser for særlige fagområder. Den skal ikke kun indeholde de frivillige tilbud, men også de forskellige kommunale afdelinger og institutioner på området. Det kan være områder som eksempelvis børn, ældre, misbrug osv. Uddel oversigten til foreninger og kommunale afdelinger og institutioner – eventuelt sammen med frivilligpolitikken. På den måde kan frivillige i foreningerne og kommunalt ansatte se, hvad der findes i den anden sektor på samme område og have et grundlag for at tage kontakt på tværs. I udviklingsprojektet udarbejdede man i Tønder Kommune en lille vejviser med sociale tilbud til unge, der har misbrugsproblemer. I vejviseren fandtes foreningernes og kommunernes tilbud på ”unge og misbrugs-området”, sådan at læger, forældre og unge kunne finde den rette hjælp. Derudover kunne de, der var med i vejviseren, finde hinanden.

2. Arranger (årlige eller halvårlige) dialogmøder mellem foreninger og kommune

For at styrke mulighederne for samarbejde kan man arrangere dialogmøder, hvor frivillige, politikere og medarbejdere mødes. Her kan man skabe rum for både diskutere, hvordan samarbejde kan komme i stand lokalt og lægge op til i praksis at skabe samarbejde mellem foreninger og kommune. Her er det vigtigt, at man på forhånd har tænkt på, at der er mulighed for match mellem frivillige og kommunale medarbejdere. Det vil sige, at der skal være medarbejdere til stede, som ”passer til” de frivillige – sådan at de frivillige på dialogmødet kan møde relevante samarbejdspartnere (eller alternativt møde personer der kan formidle kontakter til de rigtige personer). Dialogmøderne kan bestå af korte oplæg om aktuelle samarbejder i kommunen eller eksempler fra andre kommuner og debat. Samtidigt kan man ved hjælp af forskellige former for netværksmetoder lægge op til møder mellem frivillige og ansatte. Det kan f.eks. være cafédebatter, speed dating eller andet.

Dialogmøderne kan have mange former. Nogle steder benytter man i højere grad konferenceformer. I den svenske kommune Tyresø har man på en konference forsøgt at sætte fokus på nye netværk mellem frivillige og kommunale medarbejdere. Konferencen indeholdt flere interessante indlæg med det formål at skabe diskussion og nye netværk mellem frivillige og ansatte. Du kan læse mere og se klip fra arrangementet i Tyresø.

3. Arranger et møde på særlige fagområder

At byde op til dialog og samarbejde på den helt brede palet kan være en udfordring. Det kan derfor overvejes at lave mindre dialogmøder mellem f.eks. misbrugsområdet i social/sundhedsforvaltningen og frivillige sociale foreninger, der arbejder på misbrugsområdet. På et sådan møde er der mulighed for, at foreninger og kommunale aktører kan lære hinanden at kende på tværs og viden- og erfaringsdele omkring udfordringerne på området. Et første møde kan bestå udelukkende af præsentationer fra frivillige og kommunale aktører. Oftest overrasker det de fleste, hvor mange forskellige indsatser og tilbud, der findes lokalt. I slutningen af mødet eller evt. på et efterfølgende møde kan man sætte fokus på, hvordan samarbejdet på området kan styrkes og udbygges. Alene udbygget viden om hinandens arbejdsområder og fokus kan generere gode debatter om muligheden for samarbejde. I Tønder Kommune arrangerede man i forbindelse med udviklingsprojektet et sådan møde mellem frivillige og ansatte i forvaltning og institutioner på ”unge og misbrugsområdet”. Mødet var en øjenåbner for det væld af indsatser, der fandtes både i kommunalt og frivilligt regi. Samtidigt skabte mødet uformelle kontakter mellem frivillige og ansatte, der efterfølgende begyndte at tage kontakt til hinanden direkte uden om udviklingsprojektet.

En af erfaringerne fra udviklingsprojektet er dog, at man skal være opmærksom på ikke at tage for givet, at de forskellige kommunale aktører kender hinanden på tværs. Det er ikke sikkert, at afdelinger, forvaltning og institutioner har været samlet i denne konstellation før. Samtidigt er en af udfordringerne i de store kommuner, at man ikke kender hinanden på tværs og derfor heller ikke kan tale om kommunens tilbud på et område – for hvem har overblikket over det? (læs mere i kapitel 7 om Udfordringer i samarbejdet og hvordan de løses) Det betyder, at man risikerer, at de forskellige kommunale aktører bruger en masse tid på at lære hinanden at kende og kommer til at ignorere de frivillige, som også er til stede på mødet. I planlægningen bør det derfor overvejes, om de forskellige kommunale aktører skal introduceres til hinanden, inden de mødes med de frivillige foreninger, sådan at de har nogenlunde overblik over kommunens tilbud. Det anbefales at drøfte udfordringen med kommunale ledere for området inden et sådan møde og også gerne fortælle foreningerne om overvejelserne. På den måde bliver foreningerne og de frivillige også opmærksomme på, at der ikke nødvendigvis kan tales om en ”samlet kommunal pakke” på området.

4. Frivillige foreninger på besøg i forvaltningerne

At skabe dialog mellem foreninger og kommuner på den helt brede palet kan være en udfordring. Et stormøde for alle foreninger og de utallige kommunale ansatte, afdelinger, forvaltninger og institutioner, der er i interessesfæren i forhold til det frivillige arbejde, kan være uoverskueligt. Det kan her være en god idé at lægge op til dialog og samarbejde bredt, men at udfolde en indsats opdelt over flere områder.

I Gribskov Kommune gennemførte man i forbindelse med udviklingsprojektet et ”Dialog på tværs”-arrangement for at skabe anledning til møder mellem frivillige og kommunalt ansatte. Det foregik sådan, at en campingvogn, et telt og en masse glade frivillige holdt åbent hus foran tre af kommunens forvaltninger. Her inviterede man alle ansatte til at komme ned, hilse på, få noget frokost og en snak med de frivillige. De deltagende frivillige og foreninger var udvalgt, så de passede til den forvaltning, der fik besøg. Eksempelvis var det i høj grad var patientforeningerne, der var i fokus, da vi var hos Sundhedsforvaltningen. Ud over den åbne invitation forsøgte man at matche foreninger og ansatte ved at interviewe dem, når de ankom og have en ”dating-tavle”, hvor man kunne få et overblik over, hvem der var hvem og arbejdede med hvad. Det særlige ved denne metode er, at man giver kommunalt ansatte en forholdsvis nem og tilgængelig mulighed for at møde foreningerne, da det foregår lige ude foran deres arbejdsplads. Samtidigt er det opdelt på forvaltninger, hvilket gør mængden af foreninger og frivillige lidt mere overskuelig.

De tre dage med ”Dialog på tværs” gav rigtigt mange muligheder for møder mellem ansatte og frivillige. Flere ansatte bemærkede, at de ikke havde vidst, at der var så mange foreninger og at de havde relevante tilbud i forhold til det arbejde, de sad med. Projektet var også startskuddet til nogle mere formelle samarbejdsprojekter og en aftale om løbende dialogmøder mellem en afdeling i kommunen og frivilligcenteret.

5. Frivilligbørs

En metode til at skabe samarbejde på tværs på den helt brede palet kan være den hollandske: ”Marketplace”. Metoden er udviklet til at skabe møder mellem erhvervsliv og frivillige. I Norge har Bærum Kommune omsat metoden til en frivilligbørs, hvor både erhvervsliv, foreninger og kommune deltager. Metoden vil sikkert også kunne bruges til at skabe møder mellem kommune og frivillige, men vi kender ikke til konkrete erfaringer på dette område.

Frivilligbørs eller Marketplace er et arrangement, der har fokus på lokale social- og velfærdsudfordringer. Sloganet for metoden er ”Contacts creates results” og handler netop om at skabe personlige kontakter omkring relevante samarbejdsaktiviteter. Metoden fungerer som en børs, hvor alle deltagere på forhånd har meldt deres behov og muligheder ind ud fra spørgsmålene: Hvad kan vi give? Hvad vil vi gerne have? Den konkrete børs varer kun ca. 2 timer og her forsøger såkaldte ”brokers” at matche aktørerne ud fra behov og muligheder. Det er afgørende, at der lægges et ordentligt for- og efterarbejde i organiseringen af en frivilligbørs, for ellers virker konceptet ikke efter hensigten. Du kan finde et ”toolkit” til Marketplace-metoden her. Du kan også læse om Frivilligbørs i Norge her.

Indhold - forgående side - næste side