10.4 Hvordan gør man?

Efter ovenstående diskussion om, hvordan de formelle forhold omkring frivillige organiseret i kommunalt regi skal vi nu se nærmere på, hvordan frivilligheden på en kommunal institution kan planlægges og føres ud i praksis. Frivilligheden kan både foregå i regi af eller i samarbejde med en frivillig forening. Den kan også udelukkende være organiseret i kommunalt regi. Nedenfor vil de forskellige organisationsformer blive behandlet sammen, da mange dele af processen med at inddrage frivillige vil være de samme.

I dette afsnit opridses en køreplan og tjekliste for, hvordan frivillige kan inddrages på en kommunal institution. Afsnittet består af syv punkter:

1. Forberedelse
2. Dialog med medarbejdere og brugere
3. Udarbejdelse af rammer for det frivillige arbejde
4. Hvervning af frivillige
5. Introduktion af frivillige
6. Det daglige samarbejde

Det skal der understreges, at planen her skal opfattes som en introduktion. Der er skrevet hele bøger og afhandlinger om eksempelvis hvervning og ledelse af frivillige. Der kan blandt andet findes yderligere inspiration om disse emner på Center for frivilligt socialt arbejdes hjemmeside. Samtidigt kan det også anbefales at læse rapporten:”Kommunen og civilsamfundet”, som er resultatet af et projekt gennemført af Lundgaard Konsulenterne. Den indeholder gode erfaringer fra projekter med frivillige i kommunale institutioner både på ældre-, handicap- og børneområdet.  

1. Forberedelse

Når en kommunal institution påtænker at inddrage frivillige ”inde på matriklen” er der flere forhold der helt grundlæggende skal overvejes. Centrale spørgsmål er selvfølgelig først og fremmest hvad de frivillige skal lave og ikke skal lave. Dette kan planlægges i nærmere detaljer senere, men det er vigtigt som udgangspunkt at kunne sætte nogle ord på, hvad det er for type opgaver de skal løse. Dernæst er det vigtigt at overveje, hvordan de frivillige skal organiseres. Skal de være organiseret i den kommunale institution med institutionslederen eller en udpeget medarbejder som leder? Skal de frivillige findes i samarbejde med en forening og formelt organiseres i regi af denne? Det kan f.eks. være Ældresagen, der mange steder gerne vil hjælpe med at hverve frivillige til aktiviteter på en kommunal institution. Det kan også være en mulighed at organisere de frivillige i det lokale frivilligcenter, hvis et sådan findes. På den måde kan de frivillige være aktive på institutionen, men formelt høre hjemme i foreningen. Sidst men ikke mindst kan man vælge at organisere de frivillige i et netværk eller en venneforening uafhængigt af andre foreninger på den kommunale institution. Som nævnt ovenfor findes der ikke nogen foreningslov i Danmark, der fastsætter hvordan en forening skal se ud. Man kan derfor godt lave en venneforening der fungerer forholdsvist ubureaukratisk.

2. Dialog med medarbejdere og brugere

Det anbefales at inddrage medarbejdere og brugere aktivt i dialogen omkring inddragelse af frivillige. For brugerne kan det være vidt forskelligt, hvor meget de kan deltage i dialogen omkring inddragelse af frivillige. Hvis der er mulighed for det er det en god idé at høre dem om, hvilke ønsker de har til hvad frivillige skal lave på institutionen. Er der noget de savner i hverdagen? Er der nogle særlige aktiviteter de kunne have brug for?

Dialogen med medarbejdere er helt essentiel. De ansatte skal vide, hvad tankerne er med at engagere frivillige, hvad de frivillige skal lave og hvordan de ansatte skal samarbejde med og forholde sig til de frivillige. Som beskrevet i kapitel 7 om Udfordringer i samarbejdet og hvordan de løses kan mange medarbejdere være tilbageholdende overfor at samarbejde med frivillige. Dette kan i særlig grad gøre sig gældende, når de frivillige kommer helt ind på medarbejderens arbejdsplads og domæner. Det er derfor vigtigt, at ledelsen er helt klar på, hvad de frivillige skal og hvad det betyder for medarbejderne på stedet.

I introduktionen til denne håndbog beskrives det, hvordan spørgsmålet om arbejdsdelingen og grænsen mellem frivillige og ansatte er meget omdiskuteret i disse år. Flere forskellige aktører i debatten har fremhævet vigtigheden af, at der må kunne trækkes en grænse mellem frivilliges og ansattes arbejde, sådan at de frivillige ikke bliver en billig erstatning for ansatte medarbejdere. Det er dog vores erfaring, at denne grænse ikke en gang for alle kan trækkes og gælde alle steder i landet. Derimod må det i hvert tilfælde og i hver institution diskuteres hvilke opgaver frivillige og ansatte skal lave, og hvordan det passer ind i institutions mål og brugernes behov og ønsker. Er det frivillige der skal dække kaffebordet? Skal de ansatte kun udføre plejeopgaver og ikke længere tale så meget med beboerne? Hvornår kan en frivillig gå ind og tale med en trist beboer – og hvornår er det en faglig og professionel opgave? Sådanne spørgsmål skal diskuteres med medarbejderne.

Vi har udviklet et dialogspil, som I kan anvende til at diskutere arbejdsdelingen mellem frivillige og ansatte. I kan se og helt gratis downloade DialogSPILLET her til venstre.

Det betyder ikke, at man hver gang må starte fra nul. Det kan være rigtigt godt at forholde sig til et overordnet sæt spilleregler som for eksempel den FOA og Frivilligt Forum i fællesskab har udformet. Her beskrives de grundlæggende forskelle mellem frivillige og ansatte og hvordan de to parter skal forholde sig til hinanden.

Selv om den indledende dialog med både brugere og medarbejdere er vigtigt skal denne heller ikke trækkes ud i lange processer. Det er vores erfaring, at de gode argumenter for ikke at inddrage frivillige eller samarbejde med foreninger kan komme til at overskygge det gode i initiativet. Inddragelse af frivillige er et emne, der hurtigt kan drukne i diverse tænkte og skræmmende eksempler. Samtidigt skal ”de frivillige” ikke i al for lang tid være en ”stemmeløs” tredje part, som ikke er fysisk til stede. Man kan hurtigt få skabt et særligt sprogligt billede af ”de frivillige”, som måske ikke har hold i de virkelige frivillige, der kommer ind på institutionen. Alle erfaringer på området viser, at det er i praksis at samarbejdet mellem frivillige og ansatte viser sin værdi. Det er vigtigt derfor ikke at dvæle alt for længe ved de indledende diskussioner.

3. Udarbejdelse af rammer for det frivillige arbejde

Det er vigtigt at tage stilling til flere spørgsmål omkring rammerne for det frivillige arbejde på institutionen. Noget af dette arbejde bør gøres på forhånd, noget bør ske i dialog med medarbejderne på institutionen og noget kan måske først falde endeligt på plads når de frivillige er kommet i gang. Det kan være umuligt på forhånd at vide, hvilken type frivillige der vil være med, hvad de kan og vil. Derfor kan nogle spørgsmål måske først endelig besvares når man er i gang.

Det er selvfølgelig først og fremmest afgørende, at have styr på arbejdsdelingen og grænsefladerne mellem frivillige og ansatte – også på konkret niveau. Dette er beskrevet ovenfor.

Derudover er det vigtigt at finde ud af, hvem der er leder for de frivillige og hvem de skal henvende sig til med spørgsmål eller problemer i arbejdet. Er de frivillige organiseret i en forening, er det selvfølgelig i højere grad et spørgsmål om at samarbejde med ledelsen af foreningen, der står for kontakten til de frivillige. Nogle steder udpeger man uanset hvad en medarbejder som kontaktperson for de frivillige. Under alle omstændigheder er ledelsen vigtig for, at samarbejdet mellem frivillige og medarbejdere skal lykkes. Ledelsen skal kunne markere rammerne for samarbejdet, tage eventuelle tvivlsspørgsmål og stridigheder op og gå foran som et godt eksempel.

Nogle foreninger gør meget ud af, at tydeliggøre hvilke typer frivillige de efterspørger, hvad de skal kunne og ikke skal kunne. Dette kan have fordele idet man bliver mere tydelig i sin kommunikation. Omvendt kan det måske hindre at værdifulde frivillige bliver skræmt væk. I nogle tilfælde kan det være godt med en åben tilgang, der gør det muligt for den enkelte frivillig selv at være med til pege på hvad han eller hun skal lave. F.eks. kan man under overskriften: Frivillige i et botilbud lave rigtigt mange forskellige aktiviteter – f.eks. gå en tur i biografen, cykle en tur eller måske bare sludre over en kop kaffe. I andre tilfælde vil de frivillige gerne vide præcist hvad de skal lave og hvornår. Der kan være steder, hvor det er relevant at tale om hvem der ikke kan være frivillige det pågældende sted. Det kan f.eks. være at man ikke som aktiv misbruger eller alkoholiker kan være frivillig i et værested. Sådanne retningslinjer skal selvfølgelig være klare fra starten.

Det er også relevant at overveje, hvilken form for indflydelse frivillige skal have og hvordan de kan være med til at bestemme over og sætte deres præg på det frivillige arbejde på institutionen. Igen vil dette stå klarere når først man har fået frivillige ind på stedet, men det kan være en god idé at medtænke de frivilliges medbestemmelse i udformningen af rammerne for det frivillige arbejde. Erfaringerne fra det konkrete arbejde viser at de medarbejdere og ledere, der har en åben tilgang til de frivillige og ser en interesse for at samarbejde med dem – også ofte er lydhøre og mere naturligt tænker de frivilliges medbestemmelse i rammerne for arbejdet.

4. Hvervning af frivillige

At hverve frivillige er en udfordring for alle typer foreninger. Der er skrevet hele bøger om hvervning af frivillige og vi holder i Center for frivilligt socialt arbejde kurser kun om dette emne. Du kan som introduktion læse denne artikel om hvervning af frivillige i foreninger.  

Når det kommer til hvervning af frivillige findes der ikke 10 tricks der for altid vil kunne skaffe frivillige. Det er noget man løbende må arbejde med. At hverve frivillige til kommunale institutioner kan have sine udfordringer, men der kan også være særlige muligheder, der måske kan gøre arbejdet nemmere.

Det er vigtigt at afgøre, hvem der har ansvaret. Nogle steder er det ledelsen eller en udpeget medarbejder der står for at hverve frivillige. Mange steder er man dog nået til den anerkendelse, at de frivillige selv er de bedste til at hverve nye frivillige. Undersøgelser viser, at de fleste bliver frivillige fordi de bliver opfordret til det eller direkte spurgt om de vil være med (se f.eks. Frivilligt arbejde - den frivillige indsats i Danmark, 2006). En af fordelene ved at samarbejde med en frivillig forening om de frivillige på institutionen kan være, at denne kan have ansvaret for at hverve de frivillige.

En af de store muligheder i at hverve frivillige til en institution er at den er der fysisk til stede i lokalmiljøet. Mange borgere kender kommunens institutioner og ved hvor de ligger. Modsat mange tilbud i foreningsverdenen har institutionen et sted at være fast, hvor målgruppen er fysisk til stede. Derudover er beliggenheden i et lokal miljø en god mulighed for at hverve frivillige i nabolaget, der måske gerne vil være med til at skabe mere liv i institutionen og bedre kontakt til lokalmiljøet. Her kan det være en idé at holde et Åbent Hus arrangement for borgere i institutionens lokalområde. Her kan de både opleve institutionen indefra og måske få lyst til at engagere sig som frivillig.

Der er også et stort potentiale for frivillighed blandt de pårørende til brugerne og/eller beboerne på den kommunale institution. Mange pårørende (og ikke mindst tidligere pårørende) vil gerne gøre en indsats der ikke kun er til glæde for den bruger de er pårørende for.

5. Introduktion af frivillige

Det er rigtigt vigtigt at frivillige får en god introduktion til det frivillige arbejde de skal i gang med. Ofte foregår en introduktion ved hjælp af ”sidemandsoplæring”, hvor en anden frivillig viser, hvordan arbejdet foregår. Andre gange er der en ansat frivilligkoordinator eller leder, der introducerer til opgaven. Introduktionen af frivillige kan også bestå af kurser eller samtaler, der giver en mere grundig viden om det frivillige arbejde.

Introduktionen af frivillige skal selvfølgelig afstemmes med den type frivillige arbejde der laves. Drejer det sig om at spille klaver til sangeftermiddage på et plejecenter er introduktionen måske ikke så omfattende, som hvis det handler om arbejde med udsatte borgere i et værested. Man skal dog sikre sig, at den frivillige føler sig klædt på til opgaven. Læs evt. mere i pjecen om frivilligpolitik og frivilligpleje i foreninger.  

6. Det daglige samarbejde

Når de frivillige er godt i gang og arbejder til glæde og gavn for brugerne på institutionen betyder det ikke at arbejdet med de frivillige slutter. Der må til stadighed tænkes på, hvordan nye frivillige hverves, hvordan de frivillige plejes og fastholdes, hvordan evt. udfordringer i samarbejdet mellem frivillige og ansatte håndteres og hvordan der kommunikeres med de frivillige.

Frivillige skal løbende plejes og motiveres for at fortsætte det gode arbejde de gør. Som nævnt tidligere i denne håndbog er anerkendelse og værdsættelse essentielt i samarbejdet med frivillige. En del af denne anerkendelse og værdsættelse kan udtrykkes i form af at give de frivillige ”noget” igen. Det kan være kurser, supervision, tilbud om sociale arrangementer sammen med andre frivillige og/eller medarbejdere. Du kan læse mere om frivilligpleje i denne pjece. 

Som frivillig er man måske kun i kontakt med institutionen nogle få timer om ugen eller måneden. Det er derfor vigtigt at vide, hvordan man løbende kommunikerer med de frivillige. Foregår det frivillige arbejde i regi af en forening vil de oftest have ansvaret for at kommunikere med de frivillige. Det kan dog stadig være nødvendigt for institutionen at kommunikere direkte med de frivillige. Det kan være i form af et nyhedsbrev – elektronisk eller i papirform, eller ved på anden vis løbende at fortælle frivillige om hvad der sker på institutionen mundtligt eller skriftligt. På nogle institutioner har hver frivillig sit eget dueslag på lige fod med de ansatte. Her får de løbende nyheder fra institutionen på skrift.

Det kan ikke undgås at der i det lange løb kan opstå konflikter i forbindelse med samarbejdet med frivillige. Det kan være mellem en medarbejder og en frivillig eller måske i kontakten til en bruger. Hvis det frivillige arbejde er organiseret i regi af en forening, er der her en platform for at diskutere eventuelle uenigheder på et mere generelt plan. Er de frivillige udelukkende organiseret i den kommunale institution må det i sidste ende være lederens opgave at ”rydde op” i uoverensstemmelserne. Det kan komme til tilfælde, hvor man må bede en frivillig om at finde et andet sted at lægge sin energi, da samarbejdet ikke kan fungere.

Indhold - forgående side