Hvad er dokumentation?

I den samfundsvidenskabelige og socialfaglige verden omfatter dokumentation metoder, som gør det muligt at skabe et overblik over, hvordan en konkret indsats virker i forhold til sociale eller sundhedsmæssige problemer. Dokumentation favner mange begreber og metoder f.eks.: evidens, effektmåling, resultatsbaseret styring/performance management, kvalitetsstandarder, akkreditering med mere.

Alle metoderne griber på forskellig vis dokumentationsopgaven an gennem en mere eller mindre videnskabelig systematisering af viden og erfaring.

Grundlæggende er der dog to elementer, der dækker indholdet i disse begreber:

1. Det ene element drejer sig om at beskrive målet for en social indsats.
2. Det andet element drejer sig om at opgøre om målene opfyldes.

Det, der adskiller de forskellige metoder fra hinanden i forbindelse med evidens, effektmåling, dokumentation og lignende, er ofte den grad af videnskabelig sikkerhed, der arbejdes med.

Effektmåling og evidens beskæftiger sig med, hvad man kan kalde sikker videnskabelig viden, hvor man tilstræber at bevise virkningerne af det sociale arbejde.

Den dokumentationsmetoden vi arbejder med må være mere håndterbar og anvendelig i det daglige organisationsarbejde. Derfor har vi ikke fokus på at bevise virkningerne, men på at tydeliggøre sammenhænge og sandsynliggøre bestemte virkninger gennem systematisk indsamling og bearbejdning af viden.

Grundlæggende består dokumentationsarbejdet af to elementer:

1. Forandringsteorien
2. Indikatorerne

1. Hvad er en forandringsteori?

En forandringsteori er en beskrivelse af sammenhængen mellem en organisations aktivitet eller projekt og den virkning man ønsker at opnå for brugeren.

I korte træk beskriver en forandringsteori, hvad man som organisation ønsker at opnå med det projekt eller den aktivitet man igangsætter? Hvem man ønsker at opnå det for? Og hvordan man gør det? I en forandringsteori afklarer man mål og midler - og især hvordan mål og midler hænger sammen.

Elementer i forandringsteorien

En forandringsteori består af følgende elementer:

• Målgruppe og problemstillinger. Hvem er målgruppen for aktiviteterne, og hvad er det for et problem eller situation, som organisationen ønsker at gøre noget ved? Her klarlægger man hvilken aktivitet og målgruppe forandringsteorien gælder for.
• Virkningen af aktiviteten. En virkning af aktiviteten handler om det man på længere sigt arbejder hen imod at ændre. En virkning er et langsigtet resultat, men det særlige ved dette resultat er, at det ikke er noget man selv direkte kan sikre sker gennem aktiviteten. Man kan blot forsøge at arbejde hen imod resultatet. F.eks. kan man arbejde hen imod, at brugerne på sigt får en højre livskvalitet, men man kan ikke være sikker på, at det vil ske.
• Resultater. Til forskel fra en virkning, er resultater det en organisation rent faktisk "producerer". For eksempel kan et helt konkret produkt af aktiviteten 'rådgivning' være, at man får viden, støtte og omsorg. Resultaterne er det organisationen direkte har indflydelse på, og kan sikre, at brugerne får ved at deltage i aktiviteterne.
• Aktiviteter. Aktiviteter er en samlet betegnelse for de handlinger, der skal gennemføres for at opnå formålet med ens indsats. F.eks. at der gives rådgivning, at der bliver gennemført kurser, som gør frivillige i stand til at give rådgivningen osv. Dvs. at man her med aktiviteter både henviser til selve det 'man gør' og til de forudsætninger, der skal være på plads før aktiviteten kan gennemføres.
• Ressourcer. Ressourcer kan bestå i penge, faciliteter og bemanding. Hvis man ved, hvad man har til rådighed inden for disse kategorier, bliver det muligt at sige noget om, hvor mange fra målgruppen man kan hjælpe. Omvendt kan man sige noget om, hvilke og hvor mange ressourcer der skal være til stede, hvis virkningerne skal kunne opnås.
• Sammenhængen. Et vigtigt element i opbygningen af en forandringsteori er at få klarlagt sammenhængen mellem aktiviteter, resultater og virkninger. Hvordan fører aktiviteterne til de ønskede resultater, og hvordan sandsynliggøres, at resultaterne fører til virkningen? Hvorfor er det vi mener, at en given aktivitet fører til en given virkning?

2. Indikatorerne

Forandringsteorien er et godt redskab til at tydeliggøre den logik, der binder mål og midler sammen i en organisations aktiviteter. Hvis man vil følge med i, hvorvidt man opnår sine målsætninger, har man brug for at opstille indikatorer. Indikatorer er målepunkter, der giver viden om forskellige dele af forandringsteorien, og gennem en systematisk indsamling og bearbejdning af denne viden kan man undersøge og sandsynliggøre den virkning, det frivillige sociale arbejde har for de mennesker, man ønsker at hjælpe.

I eksemplet ovenfor med rådgivningen, kan en indikator både være at tælle, hvor mange der benytter sig af rådgivning og hvor lange samtalerne er, men også en mere kvalitativ vurdering fra brugerne, om hvordan de oplevede rådgivningen. Læs mere om indikatorerne i håndbogen: Viden og virkning (2009), kapitel 3.

Eksempler på dokumentation af frivilligt socialt arbejde

I menuen til højre finder du en række eksempler på dokumentationsarbejdet i frivillige sociale organisationer.

Du kan læse om forandringsteori og indikatorarbejdet i hhv. Bænkevarmerne i Kolding, som er en del af KFUM's Sociale Arbejde i Danmark og i Sikker6info - en landsdækkende organisation der rådgiver om hiv, sexsygdomme og nødprævention.

Du kan også se forandringsteorien for selvhjælpsarbejdet og frivilligcentrene under Frivilligcentre og Selvhjælp Danmark.

Endelig kan du i dokumentationshåndbogen læse om, hvordan Unge & Sorgs forandringsteori og indikatorer blev til.

En del af materialet er arbejdsdokumenter, og er derfor ikke gennemarbejdet med henblik på formidling til en bredere offentlighed.

Du kan også downloade Red Barnets evalueringsrapport: "Børns Venskabs-familier. Dokumentation og evaluering 2008". Rapporten beskriver blandt andet, hvilken betydning venskabsfamilier har for børns trivsel, og er bygget op omkring en forandringsteori.

Kontakt

Ønsker du at gøre brug af et eller flere af vores tilbud om støtte til dokumentation, eller har du brug for flere oplysninger om dokumentation af frivilligt socialt arbejde er du velkommen til at kontakte Center for frivilligt socialt arbejde, tlf.: 66 14 60 61. Spørg efter konsulent Mette Hjære, e-mail: mh@frivillighed.dk eller konsulent Ole Christian Madsen, e-mail: ocm@frivillighed.dk.

Tilbage til temaet: Dokumentation.