Foreningens økonomi - kom godt i gang

Denne pjece henvender sig til dig, der sidder i en bestyrelse, og som gerne vil vide mere om de grundlæggende forhold om foreningens økonomi.

Pjecen kommer bl.a. omkring spørgsmål som: Hvad er bestyrelsens opgaver og ansvar i forhold til foreningens økonomi? Hvilke opgaver uddelegerer man typisk til kassereren? Hvordan udarbejder man budget og årsregnskab? Hvordan styrer man økonomien?

Vi håber, at pjecen kan være med til at give dig et overblik, der gør dig i stand til at vurdere, om jeres bestyrelse har behov for at udvikle jeres praksis eller skaffe jer yderligere oplysninger.

Pjecen henvender sig til foreninger, der ikke har erhvervsmæssige aktiviteter. Er du f.eks. interesseret i oplysninger om moms og skat, må vi henvise dig til anden litteratur.

Redaktion af pjecen er afsluttet i januar 2006.

Bestyrelsens ansvar

På foreningens generalforsamling vælger medlemmerne en bestyrelse, der skal stå for foreningens daglige drift. Det er jer - den samlede bestyrelse, der har ansvar for foreningens drift - og dermed også for beslutninger om og kontrol med foreningens økonomi. Derfor bør I udarbejde nogle overordnede retningslinier for, hvordan I vil administrere økonomien i foreningen.

I skal bl.a. tage stilling til, hvem der kan tegne og dermed forpligte foreningen udadtil. Det kan f.eks. være formanden og to bestyrelsesmedlemmer eller formanden og kassereren i forening. Det gælder om at finde en balance mellem det at sikre foreningen mod misbrug og samtidig modvirke ufleksible tegningsregler, der gør det umuligt for jer at lede foreningen i dagligdagen.

I bør også tage stilling til, om I vil indføre "loft" for, hvor store udbetalingerne må være, uden at de først skal godkendes af hele bestyrelsen. Sådan et loft kan øge sikkerheden omkring jeres økonomi.

Endelig må I tage stilling til, hvilke løbende udgifter foreningen har, og hvordan de skal betales. (f.eks. over PBS)

I kan uddelegere det løbende arbejde med økonomien til kassereren, som så er ansvarlig over for bestyrelsen. I skal dog være bevidste om, at hver gang I uddelegerer et arbejdsområde - f.eks. økonomien - til en enkeltperson, skal I tage stilling til, hvilke konkrete opgaver det drejer sig om, hvad I bemyndiger personen til, og hvordan I skal holdes underrettede.

På det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen - hvor I konstituerer jer - kan I derfor med fordel udarbejde en opgavebeskrivelse for de forskellige poster i bestyrelsen. Samtidig kan I beslutte, hvordan og hvor tit den samlede bestyrelse skal orienteres om de forskellige arbejdsområder - herunder økonomien.

Det er f.eks. en god regel, at kassereren med jævne mellemrum - f.eks. på hvert bestyrelsesmøde - kort og klart orienterer den øvrige bestyrelse om foreningens økonomi.

Fordelen ved, at I på denne måde er åbne og enige om kontrolprocedurerne, er, at alle ved, hvad der bliver ført kontrol med og hvorfor.

Kassererens typiske opgaver

Det varierer fra forening til forening, hvilke opgaver bestyrelsen vælger at uddelegere til kassereren. Typiske opgaver for en kasserer er f.eks. at:

• opkræve kontingent (og evt. ajourføre medlemsregister)
• betale regninger
• have ansvar for foreningens pengemæssige beholdninger
• administrere bilag
• bogføre indtægter og udgifter

Opkrævning af kontingent

De fleste medlemsbaserede foreninger opkræver kontingent af medlemmerne en gang om året. Her er det kassererens opgave at opkræve kontingentet, registrere om betaling finder sted og rykke medlemmer, som ikke betaler. I forlængelse af disse opgaver er det tit kassereren, der ajourfører medlemsregistret, men denne opgave kan lige så godt ligge hos f.eks. en sekretær.

Inden kassereren går i gang med at opkræve kontingenterne, bør I drøfte, hvad I vil gøre med de medlemmer, der ikke betaler kontingent til tiden. Hvor lang tid skal der gå, før I sender en rykker? Hvor mange rykkere sender I? Hvad er proceduren, hvis I vælger at ekskludere et medlem?

Betaling af regninger

Det er som regel kassererens opgave at betale foreningens regninger. Hvis I vil bevare jeres gode omdømme som forening, er det vigtigt, at I overholder de frister for betaling, der er angivet på regningerne. Af hensyn til evt. forrentning af foreningens midler er der dog ingen grund til at betale regningerne før betalingsfristen.

Ansvar for foreningens pengemæssige beholdninger

Af sikkerhedsmæssige grunde er det vigtigt at sørge for, at foreningen ikke ligger inde med en alt for stor kontant kassebeholdning. Hvis kassebeholdningen er ved at være for stor, er det fornuftigt at sætte pengene i banken eller ind på en girokonto. Så sikrer I også, at I får den bedste forrentning af jeres midler.

Kassebeholdningen bør i princippet aldrig være større end nødvendigt for, at foreningen kan klare "dagen og vejen". Hvad det konkret vil sige i den enkelte forening, må kassereren bedømme ud fra tidligere års erfaringer og kendskab til foreningens kommende aktiviteter.

Administration af bilag

Kassereren skal altid sørge for at få bilag for alle foreningens indtægter og udgifter.

Bilag er fakturaer, regninger, kvitteringer, kontoudtog, indbetalingskort og lignende. Ved at have bilag på alle foreningens økonomiske handlinger, kan I forhindre, at der opstår tvivl om, hvad der er indkøbt, til hvilke priser osv. Bilagene er desuden grundlaget for det senere arbejde med bogføring. Kassereren skal gemme alle originale, daterede bilag.

I kan på forhånd aftale en forretningsgang for, hvordan bilag bliver godkendt. I kan f.eks. beslutte, at mindst to bestyrelsesmedlemmer - hvoraf den ene skal være formanden - skal underskrive alle bilag.

Hvis kassereren sætter alle bilag i et ringbind i måneds- og datoorden, kan I forhindre, at de "forputter" sig. Samtidig har kassereren mulighed for at tjekke, om foreningens kontoudtog og bilag stemmer overens.

Bogføring af indtægter og udgifter

Kassereren bør løbende bogføre indtægter og udgifter. Hvis man kommer bagud med bogføringsarbejdet, mister man nemlig let overblikket.

Når I bogfører, forsyner I hvert enkelt udgifts- eller indtægtsbilag med et fortløbende bilagsnummer. Derefter skriver I det ind i en kasse- eller kolonnebog. I kan også bogføre elektronisk ved hjælp af et særligt bogføringsprogram.

Bogføringen tjener to formål. Det ene er at give bestyrelsen mulighed for at skaffe sig overblik over, hvordan foreningens økonomi udvikler sig. Det andet er dokumentation. I skal kunne dokumentere, hvilke udgifter der har været afholdt i årets løb, og hvilke indtægter I har haft. Dokumentation er nødvendig for at kunne udarbejde et årsregnskab; men den kan også være nødvendig i forhold til kommunen eller andre, der støtter jer økonomisk.

Ud over disse opgaver har kassereren ofte en særlig rolle i forbindelse med bestyrelsens arbejde med at lægge budget, følge op på budgettet og udarbejde regnskab, som det er beskrevet i det følgende.

Årets gang - den økonomiske cyklus

Arbejdet med foreningens økonomi kan ses som en cyklus. En cyklus der begynder, når bestyrelsen udarbejder budgettet for det kommende år og fremlægger det til godkendelse på generalforsamlingen. Cyklussen fortsætter med løbende budgetopfølgning og -regulering og slutter med årsregnskabet, der bliver fremlagt for medlemmerne på det følgende års generalforsamling.

Budgetlægning

Et budget er et overslag over de udgifter og indtægter, I forventer at have. Budgettet er bestyrelsens oversigt over, hvilke planer den har for det kommende år udtrykt i kroner og øre.

Det er vigtigt, at I inden foreningsårets start har lavet et gennemarbejdet og realistisk budget. Forudsætningen for at udarbejde et realistisk budget er, at målsætningerne er klare, og at I har planlagt det kommende års aktiviteter. I skal vide, hvad I vil. Hvilket aktivitetsniveau forventer I i det kommende år? Skal I arbejde med særlige indsatsområder? Derefter må I nøje vurdere, hvilke udgifter og indtægter, der knytter sig til de enkelte aktiviteter.

Det er tit kassereren, der står for det praktiske arbejde med at udarbejde budgettet og fremlægge budgetforslaget for medlemmerne på generalforsamlingen. Men det er vigtigt, at bestyrelsen samlet tager snakken om planerne for det kommende år.

Eksempler på basisudgifter kan være:

• foreningens faste aktiviteter
• bestyrelsesmøder
• porto
• kontorhold
• husleje
• lønninger
• kontingent til andre foreninger

Derudover skal I vurdere, hvor mange midler I skal sætte af til udvikling og fornyelse:

• projekter
• tiltag
• enkeltarrangementer, der udvider foreningens aktivitetsområde eller omfanget af jeres nuværende aktiviteter

Eksempler på indtægter kan være:

• medlemskontingenter
• andre former for medlemsbidrag
• kommunalt tilskud
• andre former for offentligt tilskud
• tilskud fra private fonde
• lotterier, bankospil, indsamlinger
• fester, koncerter, loppemarkeder o.l.
• sponsorering og reklame
• salg af forskellige produkter
• renter og udbytte

Hvordan foreningen sammensætter sin økonomi afhænger af en række forhold i den enkelte forening. Hvilke ressourcer er der i foreningen? Hvor stor økonomisk usikkerhed er man villig til at acceptere osv.

Generelt kan man sige, at det er hensigtsmæssigt, hvis I kan finansiere jeres basisudgifter af forholdsvis sikre indtægter.

Aktivitetsbudgetter

Ud over det samlede årsbudget kan I udarbejde mere detaljerede aktivitetsbudgetter for de enkelte aktiviteter, jeres forening vil gennemføre i løbet af året. Det kan være budget for generalforsamlingen, foredrag eller temadage, sommerfest for de frivillige eller lignende.

Et aktivitetsbudget fastsætter den økonomiske ramme, som den ansvarlige for en enkelt aktivitet skal arbejde inden for. Ved at arbejde med detaljerede aktivitetsbudgetter kan I som bestyrelse sikre, at økonomien ikke løber løbsk. I bør derfor tænke de enkelte aktiviteter igennem og give et så realistisk bud som muligt på omkostningerne og på, hvordan omkostningerne bliver dækket ind.

Løbende budgetopfølgning og -regulering

Nå I følger op på budgettet, sammenligner I regnskabet for en bestemt delperiode (f.eks. et kvartal eller et halvt år) med budgettet for samme periode. Ved at lave budgetopfølgning jævnligt, f.eks. en gang i kvartalet, kan I opdage et merforbrug, inden det bliver for stort.

I praksis er det tit kassereren, der følger budgetudviklingen og råber vagt i gevær, hvis budgettet er ved at blive overskredet på et eller flere punkter. Det er så op til bestyrelsen at drøfte, hvordan I vil justere ud-gifter og indtægter resten af året, så budgettet ikke skrider.

Likviditetsbudget

En anden måde at følge økonomien på er at udarbejde et likviditetsbudget.

Likviditet betyder betalingsdygtighed. Foreningen skal have likvide midler, f.eks. en kassebeholdning eller indestående på giro- og bankkonti, så regningerne kan blive betalt til tiden. Kommer indtægterne ikke i samme takt som udgifterne, kan det give problemer. Derfor er det en god idé at udarbejde et likviditetsbudget - så kan I nemlig undgå at komme i en situation, hvor der pludselig ikke er penge til at betale de forfaldne regninger.

Et likviditetsbudget er en oversigt over de udbetalinger og indbetalinger, I forventer at have måned for måned. Ved hjælp af likviditetsbudgettet kan I overskue, om foreningen har likvide midler nok hver enkelt måned. For hver måned opstiller man regnestykket:

Beholdning primo
Plus indbetalinger
Minus udbetalinger
Beholdning ultimo

Hvis I ser, at der er måneder, hvor beholdningen vil gå i minus, må I beslutte, hvad I så vil gøre.

Årsregnskab

Ved foreningsårets udløb skal I udarbejde et årsregnskab. Årsregnskabet skal give et dækkende og retvisende indtryk af foreningens økonomi.

Årsregnskabet består af en resultatopgørelse og en balance. Resultatopgørelsen viser foreningens indtægter og udgifter i det forgangne foreningsår og foreningens økonomiske resultat:

Indtægter
Minus udgifter
Resultat (overskud/underskud)

Balancen viser foreningens aktiver og passiver den sidste dag i regnskabsåret:

Aktiver

• indestående på giro-/bankkonto
• kassebeholdning
• tilgodehavender

Passiver

• gældsforpligtelser
• egenkapital

Formålet med årsregnskabet er at give medlemmerne mulighed for at få overblik over foreningens økonomi i forbindelse med generalforsamlingen.

Det er med at finde det rette informationsniveau. Regnskabet skal ikke være så detaljeret, at medlemmerne mister overblikket pga. en masse mindre væsentlige detaljer, men samtidig må det heller ikke være så kortfattet, at det ikke giver reel information.

I praksis er det tit kassereren, der fremlægger årsregnskabet på generalforsamlingen. Men ligesom med budgettet er det en god idé, hvis den samlede bestyrelse forholder sig til regnskabet, inden det bliver fremlagt for foreningens medlemmer.

Revision og generalforsamling

I forbindelse med den årlige generalforsamling skal foreningens økonomi revideres.

I mindre foreninger uden stor økonomisk aktivitet vælger man ofte at lade lægfolk valgt på generalforsamlingen gennemgå foreningens økonomi. Det vil sige, at man vælger en eller to revisorer på den årlige generalforsamling, som kontrollerer regnskabet og sikrer sig, at der er bilag som dokumentation for alle udgifter og indtægter, og at foreningens økonomiske beholdninger er til stede. Revisorerne er medlemmernes tillidsfolk, som følger og kontrollerer regnskabet på medlemmernes vegne. Derfor bør de ikke have nogen tilknytning til foreningens ledelse eller bestyrelse.

I større foreninger med en vis økonomisk aktivitet vælger man ofte en ekstern professionel revisor (evt. ved siden af de folkevalgte).

Ud over den regnskabsmæssige revision, der handler om foreningens drift og status, kan man arbejde med kritisk revision. En kritisk revision indebærer, at revisorerne også kontrollerer, om foreningens midler er blevet brugt i overensstemmelse med det, der er blevet besluttet, og om bestyrelsens økonomiske handlemåde er acceptabel i forhold til foreningens formål og aktiviteter.

Foreningen bør i sine vedtægter præcisere hvilken form for revision, man ønsker.

Når årsregnskabet er revideret og godkendt på generalforsamlingen, er den økonomiske cyklus sluttet. Det godkendte regnskab er et godt grundlag for næste års budget. Men det er vigtigt, at I ikke blot laver en bevidstløs fremkontering. I bør hvert år udarbejde et budget, der tager udgangspunkt i de konkrete mål og planer, foreningen har for det kommende år.

Læs mere

En detaljeret gennemgang af, hvordan man bogfører med tilhørende opgaver og vejledende løsninger, findes i:

Flemming Agervold: Foreningskassereren, Nordisk Forlag A/S, 2001.

Vil du vide mere

Har du spørgsmål til denne pjece, eller ønsker du råd og vejledning om pjecens emne, er du velkommen til at ringe til Center for frivilligt socialt arbejde og tale med en af vores rådgivere på telefon: 66 14 60 61, du kan også sende os en e-mail med dit spørgsmål: info@frivillighed.dk

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.

Pjecen er udgivet af Center for frivilligt socialt arbejde.

 

Skriv kommentar

	Indtast de tegn/tal du ser her til venstre som sikkerheds-kode.

Bemærk: Din adresse, mail og telefonnummer bliver ikke offentliggjort på frivillighed.dk.

Læs reglerne for kommentarer på frivillighed.dk