Foreningens økonomi og bestyrelsens ansvar

I foråret 2004 samarbejdede Center for frivilligt socialt arbejde med Hanne Biehl Raff, der er jurist og tidligere direktør i firmaet Forenings-Hjælpen.

Hanne har særlig viden om foreningsret, og i denne udgave af "Ved du det" deler hun ud af sine erfaringer om foreningens økonomi og bestyrelsens ansvar.

Af Hanne Biehl Raff, jurist og tidl. direktør i ForeningsHjælpen

For nogle måneder siden fik jeg en henvendelse via Center for Frivilligt Socialt Arbejde fra en forening med spørgsmål omkring opsigelse af en medarbejder. Under telefonsamtalen stod det hurtigt klart, at foreningens økonomi var mere end kaotisk.

Foreningen – der havde omkring 1.000 medlemmer - havde fire år tidligere haft en sund økonomi og ganske mange penge på kistebunden. På det tidspunkt fik foreningen ny formand og der blev indgået en aftale med et regnskabsfirma om al administration omkring bogføring, medlemmer, medlemsblad etc.

På den seneste ordinære generalforsamling i 2004 havde man ikke kunne behandle regnskabet, da det ikke var færdigt fra regnskabsfirmaets side, hvorfor bestyrelsen havde været nødsaget til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.

På den ordinære generalforsamling blev der valgt en del nye medlemmer ind i bestyrelsen og pludselig en måneds tid efter generalforsamling træder formanden uden begrundelse ud af bestyrelsen, hvilket de nye bestyrelsesmedlemmer mener skyldes deres mange spørgsmål til foreningens drift og økonomi.

Rod i regnskab og budget

Hvordan det indeværende års økonomi så ud, havde den ny bestyrelse ingen idé om, for de fik ikke udleveret materiale – hvilket for øvrigt havde været en hel normal procedure i de seneste 4 år. Hvor mange medlemmer foreningen nøjagtigt havde, vidste bestyrelsen heller ikke – de fik nemlig at vide at medlemslisten ikke var tilgængelig for bestyrelsen – det var kun den tidligere formand der havde haft indsigt i den. Budgettet udarbejdet af regnskabsfirmaet for 2004, og som godt nok var godkendt af bestyrelsen, var en næsten nøjagtig afskrift af budgettet for det tidligere år, hvor regnskabet jo ikke var færdigt endnu.

Ingen interesse for økonomi

Det bestyrelsesmedlem jeg talte med indrømmede blankt, at hun ikke havde interesse for økonomi, hun kunne godt se at der var noget virkelig galt – men hvad hun og den øvrige bestyrelse skulle gøre vidste de ikke. Arbejdet i de forgangne fire år var åbenbart sket i et tæt samarbejde mellem den nu tilbagetrådte formand og bogføringsfirmaet uden at nogle andre medlemmer af bestyrelsen var blevet informeret eller havde følt sig ansvarlige og havde krævet indsigt.

Betalingsstandsning

Når der er rod i økonomien, er der jo næsten ikke andet at gøre end at rydde op, og få styr på hvor man er henne likviditetsmæssigt. Da tilliden til bogføringsfirmaet var mindre end minimal, og da ingen i bestyrelsen var i stand til at påtage sig opgaven, blev mit firma ForeningsHjælpen hyret til opgaven. Og 14 dage efter kunne vi fremlægge et up-to-date regnskab og budget, der viste, at hvis man fortsatte med de nuværende aktiviteter, så ville foreningen inden for 3 måneder gå i betalingsstandsning. Desuden stod det også klart, at medlemskartoteket var nærmest ikke eksisterende.

En historie fra det virkelige liv om, hvordan man ved ikke at interesse sig for sin forenings økonomi på ganske kort tid kan bringe sin forening på fallittens rand.

Jeg har selv som frivilligt bestyrelsesmedlem for en del år siden oplevet en lignende situation. Det var mit første bekendtskab med en frivillig forening og dermed min første bestyrelsespost i en sådan for-ening - og til min store overraskelse betragtede hovedparten af bestyrelsesmedlemmerne økonomi som et ganske uinteressant emne. Også her stolede man helt og fuldt på, at formanden, som havde taget dette ansvar på sig, også var opgaven voksen. Hvilket viste sig meget hurtigt, at det var han bestemt ikke.

Her var foreningen også i overhængende fare for at lukke.

Bestyrelsen har ansvaret!

Det kan måske være ganske forståeligt, at man som bestyrelsesmedlem erkender og melder ud, at man ikke interesserer sig for økonomi. MEN ligegyldigt hvor meget man fortæller sine kolleger i bestyrelsen, at økonomi har man bestemt ikke forstand på og man agter heller ikke at få det, så har man stadigvæk et ansvar – det er nemlig hele bestyrelsen, der er ansvarlig for foreningens drift og økonomi!

Bestyrelsesansvar er et begreb, som vi kommer til at beskæftige os mere med i den frivillige verden. I dagspressen har vi gennem den seneste tid læst om store foreninger med rod i økonomien, projektmid-ler der ikke er anvendt efter det forudsatte og ukorrekte angivelser af medlemsantal.

Erstatningsansvar!

Et bestyrelsesansvar kan ende med at bestyrelsen bliver pålagt at betale erstatning – altså at tilbagebetale det tabte.

Et af de spørgsmål man vurderer, når man taler om ansvar, er, om handlingen har været af en sådan art, at en fornuftig person ikke ville have udført handlingen. I eksemplet med projektmidler indhenter en fornuftig person bevillingsmyndighedens accept af ændringer i projektet. Og i eksemplet med bestyrel-sesmedlemmer, der melder fra, eller er passive omkring økonomien, der må man ligeledes sige, at sådan opfører et ansvarligt bestyrelsesmedlem sig ikke.

Det næste er så, om der kan blive tale om erstatning. Her er spørgsmålet, hvorvidt bestyrelsen ved sin handling har påført nogen et tab. Bevillingen der blev anvendt anderledes end forudsat og uden accept – ja, der er tale om et tab, idet bevillingsmyndigheden ikke fik gennemført det ønskede projekt. Og de passive bestyrelsesmedlemmer, der måske er med til at sætte et blad i trykken uden at vide hvorvidt der er likviditet, de påfører trykkeriet et tab, hvis det viser sig, at foreningen ikke har pengene til at betale.

Derefter er det så op til bevillingsmyndigheden eller f.eks. trykkeriet at påvise ansvaret og rejse en er-statningssag.

En ansvarlig bestyrelse

Et ansvarligt bestyrelsesmedlem sørger for at holde sig ajour med foreningens økonomi. Det kan gøres ved at bestyrelsesmedlemmerne sikre sig at de neden bilag, der står neden for, udleveres til hvert bestyrelsesmøde eller minimum én gang i kvartalet, og at de naturligvis også gennemgår bilagene inden bestyrelsesmødet og på bestyrelsesmødet. Bestyrelsens forretningsorden, som er de praktiske regler, som bestyrelsen har vedtaget for sit arbejde, indeholder naturligvis en fast dagsorden med bl.a. punktet ”opfølgning på budget og regnskab”.

Bilag om foreningens økonomi

Det driftsbudget og likviditetsbudget, som bestyrelsen har udarbejdet, er grundlag for opfølgningen og bestyrelsen modtager inden hvert møde:

• en udskrift af bogføringen op til seneste måneds- eller kvartalsafslutning
• en udskrift af bankkontoen, der naturligvis stemmer med bogføringen
• en optælling af en eventuel kassebeholdning, der naturligvis også stemmer med bogføringen
• en budgetopfølgning, der viser om de budgetterede udgifter, f.eks. husleje eller udgifter til foreningens blad, svarer til det betalte og om de budgetterede indtægter, f.eks. medlemskontingenter, svarer til det opnåede
• en liste over udestående kreditorer
• en medlemsstatistik der indeholder antal nye medlemmer, antal gamle medlemmer, der fortsætter som medlem, evt. oplysninger om aldersfordeling, geografisk fordeling og hvad der ellers kan være af interesse for bestyrelsens beslutninger

Selve regnskabet kan sagtens være færdigt i januar eller februar måned, hvis foreningen har regnskabsår svarende til kalenderår. Og jo hurtigere man er med måneds- eller kvartalsopfølgningen på budgettet, jo lettere er det at udarbejde det budget, der skal ligge færdigt inden det pågældende års start – og ikke først til generalforsamlingen.

Har man som bestyrelsesmedlem en ægte følelse af, at man forstår og interesserer sig for foreningens økonomi, bliver der energi til at kaste sig ud i nye projekter og finde yderligere midler til deres gennemførelse. Og bestyrelsesarbejdet bliver pludselig endnu sjovere.

Læs mere

• Bestyrelsens opgaver og ansvar. Pjece. Center for frivilligt socialt arbejde.
• Foreningens økonomi - kom godt i gang. Pjece. Center for frivilligt socialt arbejde.
• Kasserens ansvar. Center for frivilligt socialt arbejde.

Kilde: Frivillig nr. 72, 2004

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.

 

Skriv kommentar

	Indtast de tegn/tal du ser her til venstre som sikkerheds-kode.

Bemærk: Din adresse, mail og telefonnummer bliver ikke offentliggjort på frivillighed.dk.

Læs reglerne for kommentarer på frivillighed.dk