Dokumentationsdilemmaer

- hvad er konsekvenserne af at dokumentre det frivillige sociale arbejde?

Af Morten Frederiksen, Center for frivilligt socialt arbejde.

Lad det indledningsvis være sagt, at det er svært at forestille sig gode argumenter for ikke at interesserer sig for virkningerne af det frivillige sociale arbejde. Engagementet i at gøre en god indsats og interessen for at bruge de sparsomme ressourcer på en god og virkningsfuld måde, har betydning for frivillige organisationer, donorer, politikere og i øvrigt alle andre, der siger eller mener noget om det frivillige sociale arbejde.

Selv om ideen er god, betyder det imidlertid ikke, at det er problemløst at gå i gang med at dokumente-re indsats og virkninger. En del af de udfordringer man vil møde, er beskrevet i andre artikler i dette nummer af frivillig, men der er en række dilemmaer, der uundgåeligt er forbundet med at dokumentere. Disse dilemmaer kan man ikke løse. I stedet må den enkelte organisation med åbne øjne gå ind i at håndtere og diskutere, hvad dilemmaerne betyder for organisationen og hvordan man kan få det bedst mulige resultat ud af processen. I det følgende vil jeg skitsere disse dilemmaer.

Åbenhed og selvstændighed

Dokumentation indebærer, at man åbent og tydeligt beskriver, hvordan man arbejder, hvilke antagelser, erfaringer og teorier arbejdet bygger på og i hvilken udstrækning det lykkes at opnå de opstillede mål. Dokumentation har en lang række positive sider, idet den sikrer, at andre kan lære af de erfaringer, man har gjort sig og at andre uden omsvøb kan se, hvad organisationen repræsenterer. Det giver troværdighed, viser hæderlighed og saglighed og ikke mindst giver det organisationen viden og forståelse, som ellers kan være vanskelig at opnå.

Imidlertid betyder denne åbenhed også, at andre får mulighed for at rette kritik og krav mod organisationen på et nyt, detaljeret niveau. Derfor er en del organisationer bekymret for, om de mister retten til at definere indholdet af det frivillige arbejde fremover. Bekymringen er rettet mod om en bevillingsgiver vil kombinere den indsigt dokumentationen giver med den magt, der ligger i at være fordeler af bevillinger og anvende dette til at stille krav til organisationen om bestemte metoder, bestemte resultater eller lignende. Dette dilemma er problematisk. Både hvis bekymringen viser sig at være velbegrundet, men også hvis bekymringen i sig selv fører til strategiske ændringer i organisationernes adfærd uanset om omverdenen reelt er interesseret i at udøver kontrol over dem.

Det er for så vidt ikke et dilemma, der kan løses, men der er to mulige fremgangsmåder, der kan føre mod en minimering af både bekymring og risici. Den første fremgangsmåde er at gå i dialog med den eller de relevante bevillingsgivere, som man ønsker at dokumentere arbejdet overfor og få afstemt forventninger og forestillinger. Den anden er at kaste sig over opgaven med at dokumentere aktiviteter og virkninger ud fra organisationens egne ønsker, opfattelser og behov. Når organisationen sætter sin egen dagsorden for dokumentationsarbejdet, bliver dokumentationen ikke blot bedre, men det er også den bedst mulige strategi for at vise legitimiteten i organisationens arbejde, metoder og værdisæt.

Det er imidlertid ikke blot bevillingsgivere, sponsorer og lignende, der er interesseret i virkninger og resultater af de frivillige sociale organisationers arbejde. Man kan formodentlig se frem til at disse op-lysninger i stigende grad vil være en del af den politiske og den offentlige debat. Det betyder, at den viden og de oplysninger man formidler om sit virke, både kan blive anvendt i en politisk kontekst og af pressen til dens forskellige formål. Strategien må her være, at man som frivillig organisation tilstræber at levere så entydig og forståelig information som muligt og at man sikrer sig, at den information man leverer til disse arenaer på bedst mulige vis afspejler det billede af organisationen som den ønsker at formidle.

Målinger påvirker organisationen

Et andet dilemma er spørgsmålet om, hvad det gør ved en organisation at blive målt. Fra mange forskellige sektorer har vi erfaring for, at organisationer udvikler sig fra at måle det de gør, til at gøre det de måler. Dette sker af flere årsager, blandt andet fordi man ved at måle noget flytter opmærksomheden hen på det, man måler og dermed får de dele af aktiviteterne, der bliver målt til at fremstå som vigtigst og mest prestigefyldte. Samtidig kan der være en tendens til, at det billede man skaber af organisationen både internt og eksternt, bliver en ledetråd for, hvordan man handler i forhold til organisationen. Det kan f.eks. have betydning for, hvilken type frivillige organisationen kan rekruttere og med hvilke motiver.

Dette dilemma er især problematisk, fordi man i dokumentation i vid udstrækning måler på såkaldte indikatorer - dvs. målelige processer eller forhold i en organisations arbejde, der giver et indtryk af, om indsatsen virker efter hensigten. Det er derfor klart, at det ikke nødvendigvis er de bedste eller mest præcise udtryk for essensen af organisationens arbejde eller de mest centrale processer i organisationen, der gennemføres målinger af. Man risikerer med andre ord, at forskyde fokus fra de centrale til de mindre centrale dele af aktiviteterne ved at lægge for megen vægt på det, der måles. En strategi, der kan løse dette problem kunne være at kombinere dokumentationsindsatsen med redegørelser for indsatsens værdigrundlag og parallelt hermed arbejde med kvalitative beskrivelser af de umålelige processer, der udgør den egentlige kerne i det frivillige sociale arbejde.

Innovation versus virkning

Et tredje dilemma opstår, når den særlige evne til innovation, som er et karakteristika ved den sociale sektor, bliver konfronteret med den fastholdelse af målsætninger, som er en forudsætning for at kunne arbejde med at dokumentere virkninger. På den ene side vil det at fastholde målsætninger være en styrke i forhold til at sikre, at målene rent faktisk bliver nået og det frivillige sociale arbejde dermed kommer brugerne til gavn. På den anden side er det en vigtig force ved frivilligt socialt arbejde, at det konstant forandrer sig i mødet med brugeren og dermed hele tiden er optaget af at identificere behov og udvikle relevante og aktuelle svar på disse behov. Det er dette som staten såvel som markedet forsøger at trække på fra det civile samfund og det er derfor afgørende, at denne evne til forandring ikke ødelægges af en ureflekteret og rigid fastlåsning af målsætninger.

Disse tre dilemmaer vil enhver frivillig organisation i en eller anden udstrækning være tvunget til at forholde sig til. Det er derfor nødvendigt at udvikle en reel strategi for, hvordan man vil håndtere dem, hvor der skal være grænser for dokumentationen af hensyn til andre og mindst lige så vigtige hensyn i organisationen. Det vil i den kommende tid være afgørende, at der sker en åben erfaringsudveksling hvor gode og dårlige erfaringer med at navigere gennem dokumentationsprocessen bliver delt og diskuteret.

Læs mere om dokumentation i artiklerne:

• Dokumentation - Viden om virkninger
• Dokumentation af resultater og virkninger - hvad mener de egentlig? 

Kilde: Frivillig nr. 82, 2006

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.