Dokumentation 

Viden om virkninger: Hvorfor og hvordan

Af Morten Frederiksen, Center for frivilligt socialt arbejde.

Kravene om dokumentation er over os. Det er man ikke i tvivl om, hvis man følger med i den socialpolitiske debat eller diskussionerne om kvalitet i folkeskolen. Udviklingen har været i gang i et par årtier og har i de seneste år taget gevaldig fart, med hjælp fra internationale institutioner som f.eks. OECD.

Evidensbølgen, som denne udvikling er blevet navngivet, er også begyndt at gøre sit indtog i den frivillige sociale sektor og diskussionen om hvad det kommer til at betyde, går ikke stille af sig. Synspunkter-ne spænder lige fra entusiasme over de muligheder dokumentationsarbejdet fører med sig, over skepsis overfor den kontrol og regulering, der kan være en konsekvens af dokumentationskravene, til decideret frygt for, at evidensbølgen med sin flod af målinger vil virke som en tsunami, der dræber det essentielle i det frivillige sociale arbejde.

I dette nummer af Frivillig sætter vi spot på dokumentation - et emne som ikke mindst står på dagsordenen hos os selv, idet Center for frivilligt socialt arbejde fra 2006-2007gennemfører et pilotprojekt for Socialministeriet, der skal undersøge mulighederne for at dokumentere virkningerne af det frivillige sociale arbejde i Danmark.

For de fleste der arbejder på det sociale område er dokumentation, dog stadig meget abstrakt, derfor vil vi i med dette tema forsøge at løfte sløret for, hvad dokumentationsarbejde er, hvad dokumentation kan og ikke kan bruges til, og hvordan man kan gribe opgaven an, hvis man står overfor at skulle arbejde med dokumentation af frivilligt socialt arbejde. Indledningsvist vil det imidlertid være nødvendigt at afgrænse diskussionen lidt.

Dokumentation er som sådan ikke noget nyt. Evalueringer, revision, forskning og rapportering er bare nogle af de betegnelser, vi bruger for beskrivelser som internt eller eksternt udarbejdes som dokumen-tation af en aktivitet eller organisation. Det der er det særlige i forhold til den type dokumentation, der følger af evidensbølgen er et skærpet fokus på tre elementer:

1. Virkninger af den sociale indsats
2. Løbende indhentning af samme type viden
3. Styrings- og ledelsesmuligheder.

Virkninger

Virkninger er et centralt element i arbejdet med dokumentationssystemer. Forskning stiller ofte det åbne spørgsmål om, hvilke virkninger dette eller hint projekt kan tænkes at have, mens evalueringer og revision spørger om man nu gjorde det, man havde tænkt sig for at opnå en given virkning på den rigtige måde. Dokumentationsarbejdets spørgsmål til det frivillige sociale arbejde er: I hvilket omfang fik indsatsen den tiltænkte virkning? Derfor er det også en af de store udfordringer at få klare og utvetydige formuleringer for, hvad det egentlig er for en virkning, man ønsker at opnå og på hvilken måde.

Løbende indhentning af viden

Den løbende indhentning af viden adskiller dokumentationssystemer fra en stor del af den evalueringspraksis, der eksisterer inden for den frivillige sociale sektor - her evaluerer man, når projektet eller aktiviteten er afsluttet. Inden for dokumentationssystemer er det som nævnt, den løbende vurdering af ydelser og virkning, der er interessant og samtidig er det den løbende indhentning af viden, der gør det muligt at vurdere sammenhængen mellem ændringer og forandringer i indsatsen, vilkårene for indsatsen og de virkninger der opnås.

Styring og ledelse

Dette fører umiddelbart til styrings- og ledelseselementet, idet det er det konstante flow af viden om virkninger, der gør det muligt at træffe beslutninger om, hvordan en organisation eller et projekt skal arbejde for at forbedre og udvikle sine aktiviteter for derefter at vurdere om den ønskede ændring i virkningerne blev opnået. Ledelses- og styringsaspektet går videre end det, idet dokumentationssystemer også giver mulighed for at levere regelmæssig og (forhåbentlig) pålidelig information om virkningerne og aktiviteterne, som organisationerne så kan formidle til samarbejdspartnere, bevillingsgivere og offentligheden og på den måde opfylde foreningens forpligtelser overfor disse.

Udover de tre nævnte elementer er der nærmest ingen grænser for, hvordan man kan forestille sig, at dokumentationssystemer kan se ud.

Hvad er meningen?

At arbejde med dokumentation er imidlertid noget organisationerne selv skal lægge ressourcer i, og dette ressourceforbrug bliver først meningsfuldt, når "afkastet" er størst mulig viden, inspiration, ud-vikling og kvalitet til glæde for organisationens brugere og organisationen selv.

Dokumentationsarbejde, som det er beskrevet i dette tema, bygger på en bestemt evalueringstradition, hvor man ser på årsagssammenhænge og på hvordan en eller flere aktiviteter fører til forskellige kortsig-tede og langsigtede virkninger. Man kan udmærket kombinere et dokumentationssystem med de evalueringstraditioner, der fokuserer på kvaliteten af processer, på deltagernes egne opfattelser og ønsker - eller på at give brugere og frivillige indsigt i egne aktiviteter og styrke deres indflydelse på udviklingen af aktiviteterne. Ved at supplere med disse tilgange vil man samtidig kunne styrke dokumentationen og interessen for at arbejde med dokumentationssystemet.

Kilde: Frivillig nr. 82, 2006

Eftertryk med tydelig kildeangivelse er tilladt.

Læs mere om dokumentation i artiklerne:

• Dokumentationsdilemmaer
• Dokumentation af resultater og virkninger - hvad mener de egentlig?